FAXを送信する際に使用する、送付状（送信状）のWordテンプレートです。
タイトルと本文を太めの罫線で挟み込み、挨拶文と書類明細を中央寄せで整理したオーソドックスなレイアウトです。
ビジネス文書に求められる「読みやすさ」「改まった印象」「情報の過不足のなさ」を満たしており、取引先との初回や重要書類のやり取りなど、多くの企業で採用されています。
Excel版
PDF版（サンプル文なし）
Google Docs版（ドキュメント）
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無料・登録不要で使えるFAX送付状PDFメーカー
テンプレートの使い方
- ダウンロードしたいテンプレートの、「ファイルをダウンロード」ボタンをクリック。
- ファイルがダウンロードされるので、必要な情報を入力して編集。
- 編集が終わったら、「ファイル」→「保存」を選択して、文書を保存。
- 保存後、「ファイル」→「印刷」を選択し、プリンター等で文書を印刷。
- 印刷した送付状をFAX機にセットし、続けて送信したい文書をセットして、FAXを送信。（FAX送付状が一番最初に送付されるようにセットしてください）
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その他のデザイン
シンプル・ワンポイント付き
ワンポイントの装飾が付いた、シンプルなデザインのFAX送付状テンプレートです。基本型よりも視覚的なアクセントがあります。控えめな装飾は、送付状に個性を与えつつ、情報の明瞭さを損ないません。
おしゃれ・デザイン重視
色鮮やかなヘッダーや、図形を取り入れたおしゃれなテンプレートは、デザイン性が高く、強い印象を与えます。ビジュアルに訴求力があるため、クリエイティブな業種や、イメージを重視する企業におすすめです。
「もっとカラーやレイアウトにこだわりたい」という方は、下記リンクから全6スタイル・18バリエーションを揃えたおしゃれなFAX送付状テンプレート集もあわせてご覧ください。
FAX送付状の基本
続いて、FAX送付状の基本知識や、書き方の見本などを解説します。初めてFAXを送信する方や、正しいFAXの書き方をマスターしたい方にも役立つ情報をまとめています。
見本・書き方
書き方解説
- 送信日
和暦か西暦で、FAXの送信日を記入 - 宛先
会社名→部署→担当者名＋様／御中の順で正式に - 送信者
住所・FAX番号・電話番号・担当者名を明記 - あいさつ文
テンプレートの挨拶文をそのまま使用してOK - 記
あいさつ文の下に中央寄せで「記」 - 同封書類
書類名と枚数を箇条書き（例：見積書 1 枚） - 以上
内訳の最後に右寄せで「以上」と締める
＼詳細な解説はこちら／
FAX送付状とは？
FAX送付状（送信状・送信表・添え状）とは、FAXで書類を送るときにいちばん最初に重ねて送る“あいさつ兼メモ”のような用紙です。
ここに「いつ」「だれ宛てに」「だれから」「何枚送ったか」を書いておくと、受け取った相手が「届いたFAXが何の書類で、全部そろっているか」をすぐ確認できます。
もしページが抜けていたり、宛先が違っていたりしても、この１枚があれば早い段階で気づいてもらえるので、トラブル防止に効果的です。
FAX送付状の作り方
作り方はとてもシンプルで、日付・宛先・差出人・書類名+枚数の順で記入し、A4用紙に印刷します。
挨拶文はテンプレートの文章をそのまま使用しても問題ありません。季節ごとに変更したい方はこちらをご参考ください。
送り先に急いで読んでほしいときは「至急」や「ご確認ください」といった一言を目立つ位置に書き添えましょう。慣れてきたら、自社の定番テンプレートを１つ用意しておくと、毎回ゼロから作る手間が省けて便利です。
注意点・気を付けるポイント
送付状を書くときは、いくつか押さえておきたい注意点があります。まず、FAX番号の入力ミスはよくあるトラブル源なので、送信前に宛先の番号を必ずもう一度確認してください。
会社名や部署名を（株）や略称で書くと別会社と勘違いされる恐れがあるため、会社名や部署名は必ず正式名称で書きましょう。
送信後は、電話やメールで「FAXをお送りしましたのでご確認ください」とひと言連絡すると、受信者が早く気づき、抜けや重複も防げます。
FAX送付状と、書類送付状の違い
書類送付状は、郵送・宅配・メール添付など「紙でもデータでも」資料を送る際に添えるカバーレターです。あいさつ文を含めて送付目的や同封物を丁寧に伝えることで、受取側に安心感と信頼感を与えます。
一方、FAX送付状はFAX専用のカバーシートで、誤送信やページ抜けを防ぐ実務ツールという性格が強めです。総ページ数やFAX番号、誤送信時の連絡先をはっきり記載し、文字量を絞って読みやすさを優先します。
つまり、送付状は「ビジネスマナーを整えるレター」、FAX送付状は「送信トラブルを防ぐチェックリスト」と位置づけると使い分けが明確になります。
よくある質問
- QFAX送付状はなぜ必要？
- A
FAX送付状は、書類の送付漏れを防ぐために必要です。「誰から何が何枚送られてきた」がわかれば、仮にマシントラブルやケアレスミスで送付漏れがあった場合でも対応することができます。
- QFAX送付状には何を記載すべきですか？
- A
FAX送付状には、「送信日」「送信先／送信元情報」「あいさつ文」「送付書類（内容・部数）」を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。
- QFAX送付状を作る際の注意点は何ですか？
- A
FAX送付状を作る際には、以下の点に注意して作成しましょう。
- 送信先と送信元の情報を正確に記入する
- 送信する文書の内容を正確に記載し、誤りがないことを確認する
- 文書のフォーマットを正しく、印刷状態も良好にする
- 送信日時や添付ファイルなど必要な情報を記載していることを確認する
- 送信先によっては、特定の書式に沿って作成する
- QFAX送付状の書式に決まりはありますか？
- A
FAX送付状には特に決まった書式はありませんが、読みやすさを考慮して、送信者と受信者の情報を明確に区別し、送信目的や説明は簡潔にまとめることをおすすめします。当サイトのテンプレートは、これらの点を考慮して設計されています。
- QWordやExcelがインストールされていません。どうやってFAX送付状を作成すればいいですか？
- A
Officeソフトがなくてもご安心ください。当サイトの「FAX送付状作成ツール」を使えば、ブラウザだけで宛名や枚数を入力するだけでPDFを自動生成できます。PCはもちろん、スマホ・タブレットでも動作するので、アプリのインストールやライセンス購入は不要です。
