始末書フォーマット
すぐに使える始末書のフォーマットです。
「ファイルをダウンロード」をクリックするとダウンロードが開始されます。
すぐに使用する場合は、日付や文言などのサンプル部分を変更してご利用ください。
自社用のひな形として使用する場合は、既存の項目やフォーマットをカスタマイズしてご利用ください。
Wordフォーマット（A4）
基本形
こちらはシンプルな始末書フォーマットです。社内規定などに合わせて項目の追加・削除しご利用ください。※承認欄ありのものもご用意しております。
基本形（色付き）
こちらは少し古典的なレイアウトの始末書フォーマットです。特に規定がなければ、レイアウトはご自身の好みに合わせてお選びください。
始末書について
始末書について、その意義や目的、顛末書との違いなどを分かりやすく解説します。
始末書とは？その目的
始末書とは、仕事中にミスや不始末、不祥事が発生した際に、上司・会社に対して『謝罪と反省の意を示し、再発防止を書面にて誓約』する書類です。
基本的には、事態が発覚した後、速やかに社内または社外（顧客・取引先など）向けの書類として作成します。
- 謝罪と反省を意を示す
- 再発防止を誓約する
- 社内・社外（顧客・取引先など）向けに作成
始末書と顛末書の違い
始末書と顛末書（てんまつしょ）は、どちらもミスや不始末が発生した際に作成されるため、混同されやすい書類です。
基本的には、ミスの重大性、影響範囲（社外まで影響があるか）、緊急性によって、使い分けられています。
- 始末書＝ミスや不始末の始末（経緯・反省点・対策など）について報告、謝罪。事態発生後速やかに作成。社内・社外向け
- 顛末書＝ミスや不始末の顛末（経緯・状況・対策など）を報告。事態収束後に作成、提出。社内向け
| 始末書 | 顛末書 | |
| 重大性 | 重度 | 軽度 |
| 目的 | 謝罪、反省 | 再発防止 |
| 作成者 | 本人 | 本人 or 第三者 |
| タイミング | トラブル発生後速やかに作成 | 事態の収束後に作成 |
| 主観 | 主観的 | 客観的 |
| 提出先・使用先 | 社内＆社外（取引先など） | 社内向け（上長） |
| 処分 | 懲戒、訓告等の処分 | 社内処分に至らないことが多い |
始末書の書き方
ここでは、始末書の書き方を画像付きで解説します。
始末書の構成
始末書は、以下の構成が一般的です。
- まずは、事実を認め謝罪
- 次に、具体的な事実と被害ついて説明
- 次に、再発を防止する具体的な対策方法を説明
- 最後に、二度と繰り返さない決意を表明し、謝罪の言葉を述べる
また、体裁は以下のように整えます。
- 提出日・提出先を先頭に記載
- 自身の所属・名前を本文の後に記載
- です・ます調（敬体）で記載
- 段落（改行など）を付ける
- 用紙サイズはA4
- 自身の氏名はボールペンで手書きする
細かい部分は会社によって異なります。作成時には、規定のフォーマットがないか確認しましょう。
始末書の例文・見本
始末書の注意点
始末書を作成する際に、気を付けるべき注意点をご紹介します。
言い訳をしない、させない
ミスをすると、人はどうしても言い訳をしてしまいます。しかし、始末書ではできるだけ正直に書くことを意識してください。始末書を書かされる時点で、言い訳が通用する段階は超えています。ここで言い訳をすることは、反省の意がないと見られ、逆効果になってしまいます。自分が作成するとは、言い訳をしない、部下が作成する際は、言い訳をさせない様に注意しましょう。
言い訳は逆効果です。正直に書きましょう。
曖昧な表現をしない
始末書に限りませんが、報告文書を作成する際は、曖昧な表現をしないように注意してください。例えば、「○○だと思います」「○○だった気がします」「○○するように気を付けます」など、曖昧な表現は避けましょう。「○○です」「○○をします」「○○をしません」と明確に表現するように心がけてください。
始末書に限らず曖昧な表現は避けましょう。
事実は5W2Hを使って書く
作成した書類は、上司・上長・同僚など、第三者が必ず目を通します。その為、経緯・状況・対策を、誰が読んでも解るように、客観的に記載する必要があります。
『5W2H』を使うと、簡潔で客観的な顛末書を作成することができます。
- いつ起きたのか（When）
- どこで起きたのか（Where）
- 何が起きたのか（What）
- なぜ起きたのか、その原因（Why）
- 誰が関係しているのか（Who）
- どのように起きたのか、対応したのか（How）
- 被害額、損害額はいくらか（How much）
- 今後の再発防止策（＋α）
5W2Hは、物事を明確化し、相手に自分の意図を正確に伝えるためのフレームワークです。
報告書など、第三者が目を通す書類は、必ず5W2Hを使って作成しましょう。
まとめ
この記事では、始末書のテンプレートと書き方をご紹介しました。
始末書を作成する上で最も大切なのは「反省と謝罪の意を相手に伝えること」です。
急に始末書の提出を求められると、不安や焦りを感じてしまいますが、正直に書くことを意識すれば、反省と謝罪の意は相手に伝わります。今回ご紹介した内容を押さえ、作成しましょう。
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