今すぐ使える始末書テンプレート(無料・登録不要)

始末書フォーマット

すぐに使える始末書のフォーマットです。
「ファイルをダウンロード」をクリックするとダウンロードが開始されます。

すぐに使用する場合は、日付や文言などのサンプル部分を変更してご利用ください。

自社用のひな形として使用する場合は、既存の項目やフォーマットをカスタマイズしてご利用ください。

ファイルを開くソフトウェア(MS Office等)のバージョンの違いやOS(Windows・Mac等)の違いでレイアウトが崩れた場合は、調整してご利用ください

Wordフォーマット(A4)

基本形

ビズ研
ビズ研

こちらはシンプルな始末書フォーマットです。社内規定などに合わせて項目の追加・削除しご利用ください。※承認欄ありのものもご用意しております。

基本形(色付き)

ビズ研
ビズ研

こちらは少し古典的なレイアウトの始末書フォーマットです。特に規定がなければ、レイアウトはご自身の好みに合わせてお選びください。

始末書について

始末書について、その意義や目的、顛末書との違いなどを分かりやすく解説します。

始末書とは?その目的

始末書とは、仕事中にミスや不始末、不祥事が発生した際に、上司・会社に対して『謝罪と反省の意を示し、再発防止を書面にて誓約』する書類です。

基本的には、事態が発覚した後、速やかに社内または社外(顧客・取引先など)向けの書類として作成します。

まとめ
  • 謝罪と反省を意を示す
  • 再発防止を誓約する
  • 社内・社外(顧客・取引先など)向けに作成

始末書と顛末書の違い

始末書と顛末書(てんまつしょ)は、どちらもミスや不始末が発生した際に作成されるため、混同されやすい書類です。

基本的には、ミスの重大性影響範囲(社外まで影響があるか)緊急性によって、使い分けられています。

  • 始末書=ミスや不始末の始末(経緯・反省点・対策など)について報告、謝罪。事態発生後速やかに作成。社内・社外向け
  • 顛末書=ミスや不始末の顛末(経緯・状況・対策など)を報告。事態収束後に作成、提出。社内向け
 始末書顛末書
重大性重度軽度
目的謝罪、反省再発防止
作成者本人本人 or 第三者
タイミングトラブル発生後速やかに作成事態の収束後に作成
主観主観的客観的
提出先・使用先社内&社外(取引先など)社内向け(上長)
処分懲戒、訓告等の処分社内処分に至らないことが多い
「始末書」と「顛末書」の比較表

始末書の書き方

ここでは、始末書の書き方を画像付きで解説します。

始末書の構成

始末書は、以下の構成が一般的です。

  1. まずは、事実を認め謝罪
  2. 次に、具体的な事実と被害ついて説明
  3. 次に、再発を防止する具体的な対策方法を説明
  4. 最後に、二度と繰り返さない決意を表明し、謝罪の言葉を述べる
始末書の構成例

また、体裁は以下のように整えます。

  1. 提出日・提出先を先頭に記載
  2. 自身の所属・名前を本文の後に記載
  3. です・ます調(敬体)で記載
  4. 段落(改行など)を付ける
  5. 用紙サイズはA4
  6. 自身の氏名はボールペンで手書きする
ビズ研
ビズ研

細かい部分は会社によって異なります。作成時には、規定のフォーマットがないか確認しましょう。

始末書の例文・見本

始末書の書き方例・見本

始末書の注意点

始末書を作成する際に、気を付けるべき注意点をご紹介します。

注意点
  • 言い訳をしない、させない
  • 曖昧な表現をしない
  • 事実は5W2Hを使って書く

言い訳をしない、させない

ミスをすると、人はどうしても言い訳をしてしまいます。しかし、始末書ではできるだけ正直に書くことを意識してください。始末書を書かされる時点で、言い訳が通用する段階は超えています。ここで言い訳をすることは、反省の意がないと見られ、逆効果になってしまいます。自分が作成するとは、言い訳をしない、部下が作成する際は、言い訳をさせない様に注意しましょう。

言い訳は逆効果です。正直に書きましょう。

曖昧な表現をしない

始末書に限りませんが、報告文書を作成する際は、曖昧な表現をしないように注意してください。例えば、「○○だと思います」「○○だった気がします」「○○するように気を付けます」など、曖昧な表現は避けましょう。「○○です」「○○をします」「○○をしません」と明確に表現するように心がけてください。

始末書に限らず曖昧な表現は避けましょう。

事実は5W2Hを使って書く

作成した書類は、上司・上長・同僚など、第三者が必ず目を通します。その為、経緯・状況・対策を、誰が読んでも解るように、客観的に記載する必要があります。

『5W2H』を使うと、簡潔で客観的な顛末書を作成することができます。

始末書の5W2H
  • いつ起きたのか(When)
  • どこで起きたのか(Where)
  • 何が起きたのか(What)
  • なぜ起きたのか、その原因(Why)
  • 誰が関係しているのか(Who)
  • どのように起きたのか、対応したのか(How)
  • 被害額、損害額はいくらか(How much)
  • 今後の再発防止策(+α)

5W2Hは、物事を明確化し、相手に自分の意図を正確に伝えるためのフレームワークです。

報告書など、第三者が目を通す書類は、必ず5W2Hを使って作成しましょう。

まとめ

この記事では、始末書のテンプレートと書き方をご紹介しました。

始末書を作成する上で最も大切なのは「反省と謝罪の意を相手に伝えること」です。

急に始末書の提出を求められると、不安や焦りを感じてしまいますが、正直に書くことを意識すれば、反省と謝罪の意は相手に伝わります。今回ご紹介した内容を押さえ、作成しましょう。

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