様々な業種や企業規模に対応した労働者名簿のテンプレートを、Word、Excel、PDF形式で無料提供しています。
法定の労働者名簿に使う1人1枚の様式と、複数人を一覧にする従業員名簿を掲載しています。横向きの一覧表には法定項目の専用欄が不足しているため、用途を確認して選んでください。
テンプレート一覧
縦向きA4
上の2つは、1人分の情報を記入する労働者名簿です。縦書きと横書きのレイアウトを用意しています。労働者名簿001のPDFは現在2ページに分かれているため、1枚で印刷したい場合は労働者名簿002のPDF、または厚生労働省の様式を利用してください。
- Q労働者名簿とは？
- A
横向きA4
横向きの従業員一覧表です。meibo001〜004には、氏名・生年月日・性別・住所・業務内容・雇用年月日などの欄がありますが、「履歴」「退職の年月日・事由」「死亡の年月日・原因」の専用欄はありません。法定の労働者名簿として使う場合は、これらの項目を追加するか、各人と対応づけた記録で漏れなく管理してください。1人1枚の労働者名簿001・002を使うと、必要な欄を確認しやすくなります。
その他
使い方・記入例
使用方法・使い方
Word、Excel、PDF形式でのテンプレートの使い方について解説します。
Word形式は文章を編集するのに適しています。
- 開始：Wordを開き、ダウンロードしたテンプレートを開きます。
- 編集：テーブルのセルをクリックして、必要な情報（氏名、役職、入社日など）を入力します。
- 保存：編集が終わったら、新しい名前で保存してください。
- 印刷、保管：事業場で管理します。紙で保管する場合は印刷し、電子保存する場合も必要なときに表示・印字できる状態にしてください。
Excel形式は、データの計算や一覧表示、ソート、フィルタリングなどの機能が豊富です。
- 開始：Excelを開き、ダウンロードしたテンプレートを開きます。
- 入力：セルをクリックして情報を入力します。必要に応じて行や列を追加することもできます。
- 保存：編集が終わったら、新しい名前で保存してください。
- 印刷、保管：事業場で管理します。紙で保管する場合は印刷し、電子保存する場合も必要なときに表示・印字できる状態にしてください。
PDF形式は主に印刷や共有のためのもので、編集するには専用のソフトウェアが必要です。
- 開始：PDFリーダーや対応するブラウザを使用して、ダウンロードしたテンプレートを開きます。
- 印刷：プリンターやコンビニで用紙を印刷してください。
- 記入：必要な情報（氏名、役職、入社日など）を記入します。
- 保管：記入した名簿を事業場で保管し、必要なときに提示できるようにします。
記入例・ポイント
労働者名簿の記入は、主に企業の管理者や人事担当者が行う業務です。ただし、新入社員を含むすべての従業員にとっても、どのような情報が記録されるかを知ることは大切です。ここでは、労働者名簿の簡単な記入例とその説明を紹介します。
| 項目 | 例 | 解説 |
|---|---|---|
| 労働者氏名 | 田中 太郎 | フルネームを明記します。 |
| 生年月日 | 1995年7月10日 | 生年月日を西暦で記載します。 |
| 履歴 | 2020年4月 – 入社 | 社内での主な異動や昇進を記載します。 |
| 性別 | 男 | 性別を記載します。 |
| 住所 | 東京都千代田区 | 現住所を記載し、転居の際は速やかに更新します。 |
| 従事する業務の種類 | 営業 | 現在の職務内容や役割を簡単に記載します。 |
| 雇用年月日 | 2020年4月1日 | 会社に雇用された日を記載します。 |
| 退職や死亡年月日とその理由・原因 | 退職または死亡した場合に記載します。退職の理由も明記する必要があります。 |
正確性を重視する
労働者名簿の基本は正確さです。日付情報は特に注意が必要です。生年月日、入社日、異動日などを間違えないようにしましょう。氏名や住所も正確に。わからないことがあれば、必ず確認してから書きます。正確な情報があれば、後々のトラブルも防げます。
最新情報を維持する
名簿は常に最新の状態にしておくことが大切です。住所が変わった、結婚して名字が変わった、部署が変わった、昇進したなど、変更があればすぐに更新しましょう。年に一度は全員の情報を確認するのもいいでしょう。最新の情報があれば、緊急時の連絡もスムーズですし、人事管理もしやすくなります。
法令を遵守する
法定の記載事項を漏れなく記入し、業務に必要のない情報をむやみに集めないようにします。家族情報などは、労働者名簿の法定項目と区別し、必要な業務と利用目的に応じて管理してください。宗教・思想などの「信条」は要配慮個人情報に当たり、取得には原則として本人の同意が必要です。参考：個人情報保護委員会・通則編ガイドライン。
プライバシーに配慮する
労働者名簿には個人情報がたくさん含まれます。取り扱いには細心の注意が必要です。他の人の目に触れないよう気をつけましょう。保管場所は必ず鍵をかけて、見られる人を限りましょう。パソコンで管理する場合は、パスワードをかけたり、データを暗号化したりするのも大切です。従業員のプライバシーを守ることで、会社への信頼も高まります。
労働者名簿の基本ガイド
労働基準法が適用される事業場では、正社員だけでなく、パート・アルバイトなどの労働者についても名簿を作成します（日々雇い入れられる者を除く）。作成後は事業場で管理し、通常の作成時に労働基準監督署へ届け出る書類ではありません。
保存期間は労働基準法上5年ですが、経過措置により当分の間は3年です。労働者名簿は、死亡・退職・解雇の日から数えます。参考：厚生労働省・労働関係書類の保存期間。
パソコンで保存する場合も、必要事項を画面で表示・印字でき、監督時などにすぐ提示できること、誤消去を防ぎ長期間保存できることが必要です。参照：厚生労働省・パソコンでの労務書類保存。
では、労働者名簿にはどのような情報が含まれているのでしょうか？そして、なぜそれが重要なのでしょうか？ここからは、労働者名簿の基本を簡単に説明します。
記載する基本項目
労働者名簿には、以下の8項目の基本情報が記載されています。
- 労働者氏名: 従業員のフルネーム。
- 生年月日: 従業員の生年月日。
- 履歴: 社内での異動や昇進などの履歴。最終学歴や社外職歴を含むこともあります。
- 性別: 従業員の性別。
- 住所: 従業員の住所。住所が変更された場合は更新が必要です。
- 従事する業務の種類: 従業員が担当する業務の内容や役割。
- 雇用年月日: 従業員が会社に雇用された日。
- 退職や死亡年月日とその理由・原因: 退職または死亡の年月日とその理由や原因。
労働者名簿の重要性
労働者名簿は、人事・労務管理の基本的なツールとして、また法令遵守の一環として重要です。
労働者名簿を適切に管理することで、企業は従業員の基本情報を正確に保持し、法的義務を遵守することができます。さらに、労働者名簿は以下のような様々な目的で利用されます。
- 人事管理: 労働者名簿は、人事管理の基本的なプロセス、例えば、従業員の評価や昇進、退職手続きなどに利用されます。
- 法令遵守: 労働基準法やその他の関連法令の要件を満たすために労働者名簿の管理が必要です。
- 緊急連絡: 緊急時に従業員に連絡するための基本的な情報が労働者名簿に含まれています。
労働者名簿は、企業と従業員の間の重要な情報の架け橋となります。労働者名簿の基本を理解し、自身の基本情報が正確に記載されていることを確認することが重要です。
