問い合わせ管理表・対応履歴テンプレート｜Excel, スプレッドシート

問い合わせの管理や、対応履歴の管理に使える、無料のExcel/スプレッドシートテンプレート集です。

• 無料・登録不要ですぐにダウンロード可
• 業種や用途に合わせて簡単にカスタマイズ可
• テンプレートの使い方や、カスタマイズ方法も解説

問い合わせ管理表テンプレート

シンプルな書式

シンプルな書式の問い合わせ管理表は、余計な装飾がないため、素早く効率的にデータを入力できます。また、用途に応じたカスタマイズが容易で、さまざまな業種や業務のニーズに対応しています。

スプレッドシート版： 管理表01　 管理表02　 管理表06　 管理表06

装飾付き、おしゃれな書式

装飾付きの問い合わせ管理表は、見た目がきれいなだけでなく実用的です。はっきりと区切られた欄があるので記入ミスが減り、色分けや強調表示で大切な情報がすぐに見つけられるため、仕事がスムーズに進みます。

スプレッドシート版： 管理表03　 管理表04　 管理表05　 管理表08

左右分割・用紙節約タイプ

左右2欄に短い記録を並べる書式です。管理表09/10は連絡先・対応日時・詳細履歴をまとめる欄がないため、必要な情報は別の履歴表で管理し、同じ問い合わせIDで結び付けてください。

テンプレートの使い方

公開中のExcel10書式は手入力用です。期限通知、自動集計、状況に応じた自動色分けはありません。管理表03の「☐」も文字なので、完了時は「済」等へ置き換えるか、必要なチェック機能を追加します。Google版の利用にはGoogleアカウントが必要です。

使用方法

1. テンプレートをダウンロードし、Excelで開く
2. 必要に応じて列名やカテゴリーを編集
3. 顧客からの問い合わせ情報を入力
4. 対応状況・担当者・次の対応期限を入力する。選択リストは初期設定されていないため、必要な場合は入力規則を追加し、用語を揃える。
5. 更新日と担当者が分かるよう保存し、閲覧・編集できる人を業務上必要な範囲に限定する。問い合わせ内容や連絡先を公開リンクで共有しない。参考：個人情報保護委員会・アクセス制御。

記入例・項目の解説

• ID: 各問い合わせを識別し、素早く参照するための固有番号。
• 問い合わせ者: 個別化された対応を行うための、問い合わせをした人の氏名。
• 問い合わせ内容: FAQ作成や製品改善に活用するための、質問や要望の概要。
• 連絡先: フォローアップや追加情報の要求に使用する問い合わせ者の連絡先情報。
• 発生日時: 対応の迅速性を測定し、繁忙期を特定するための問い合わせ発生時刻。
• 状況: 未解決の問題を追跡し、迅速な解決を促進するための対応状態。
• 対応担当: 責任の所在を明確にし、適切な人材配置を行うためのスタッフ名。

カスタマイズのヒント

• 自社の業務に必要な情報だけを残し、不要な項目は思い切って削除する。
• よく使う選択肢はドロップダウンリストにして、入力の手間を減らす。
• 重要な情報や緊急の案件が一目で分かるよう、色分けやマーカーを活用する。
• 日付や時間に関する計算は、自動計算式を設定して人的ミスを防ぐ。
• 対応の期限や優先度を設定し、重要な案件を見逃さないようにする。例えば「未着手→対応中→相手の返答待ち→完了」のように状態の意味を決め、返答待ちでも次回確認日と担当者を残す。期限管理が必要なら、解決予定日欄のある管理表02が選びやすい書式。
• チーム全員が同じ理解で使えるよう、用語の定義や入力ルールを明確にする。
• 定期的に使用状況を確認し、必要に応じてレイアウトや項目を見直す。

お役立ち情報

よくある質問（FAQ）

参考記事