退職証明書は、 退職した従業員の在職期間や業務内容、退職理由などを会社が証明するための書類 です。本ページでは、用途やデザインの異なる退職証明書テンプレートをWord・Excel・PDF・Google Docs形式で無料配布しています。
表形式やシンプル形式など、用途に合った退職証明書を選べます。
Word・Excel・PDF・Google Docsなど、使いやすい形式を用意しています。
記入例や発行時のルール、記載項目について分かりやすく解説しています。
退職証明書テンプレート
基本型
どんな会社でも使いやすい、ベーシックな退職証明書テンプレートです。表形式とシンプル形式の2種類から選べます。
Word版以外にも、PDF・Excel・Google Docs形式を用意しています。用途に合わせて使いやすい形式を選んでダウンロードしてください。
氏名・生年月日・入社年月日・退職年月日・役職・地位・退職理由などを、項目ごとに整理して記載できます。情報を一覧で確認しやすく、社内書式として管理しやすい形式です。
表を使わず、住所・氏名・退職日などを簡潔に記載できる書式です。項目数が少なく、退職した事実や退職日など、必要な内容だけをすっきり証明したい場合に向いています。
PDF版は印刷して手書き、Excel版・Google Docs版はパソコン上で編集して使用できます。Google Docs版の利用にはGoogleアカウントが必要です。
厚生労働省モデル様式
厚生労働省・労働局が公開しているモデル様式を参考にした退職証明書です。自己都合や定年、契約期間満了、解雇など、退職事由を選択して記載できるため、公的な様式に近い形式で作成したい場合に向いています。
厚生労働省・労働局が公開しているモデル様式を参考にした退職証明書です。退職日や退職事由を選択して記載でき、解雇の場合は具体的な理由を記載するための別紙も用意されています。
自己都合、会社の勧奨、定年、契約期間満了、移籍出向、解雇など、退職事由を選んで記載できる形式です。公的なモデル様式を参考に退職証明書を作成したい場合に向いています。
複数セット
同じ書式の退職証明書を1枚の用紙に複数配置したテンプレートです。複数人分をまとめて作成したい場合や、控えを含めて複数枚印刷したい場合に便利です。
1枚のA4用紙に退職証明書を3枚配置した、印刷向けのテンプレートです。
切り取り線に沿って分割でき、1枚のA4用紙から3枚の退職証明書を作成できます。複数人分をまとめて用意する場合や、同じ書式を複数枚印刷したい場合に向いています。
PDF版はA4サイズで印刷し、必要事項を手書きして使用できます。
その他デザイン
項目の配置や見た目が異なる、2種類の退職証明書テンプレートを用意しています。記載したい内容や、社内で使いやすいレイアウトに合わせて選べます。
氏名・部署・役職・地位・業務内容・入社年月日・退職年月日などを、表形式で整理して記載できる書式です。退職理由の選択肢もあらかじめ用意されており、証明する内容を分かりやすくまとめたい場合に向いています。
各項目を罫線に沿って記入する、すっきりとしたデザインです。部署・役職・業務内容なども記載でき、表を使わずシンプルな見た目で退職証明書を作成したい場合に向いています。
退職証明書を作成する前の豆知識
退職証明書を作成するときは、発行のルールや記載する項目を確認しておきましょう。
退職した労働者から退職証明書を請求された場合、会社は遅滞なく交付する必要があります。
労働基準法では、次の事項について証明を請求できます。
- 使用期間
- 業務の種類
- その事業における地位
- 賃金
- 退職の事由
労働者が請求していない事項を、会社側の判断で退職証明書に記載することはできません。必要な証明事項を確認してから作成しましょう。
退職証明書の書き方・記入例
退職証明書は、退職者から請求された内容に合わせて必要な事項を記載します。以下の見本を参考に、項目ごとの書き方を確認していきましょう。
退職証明書の記入例
退職証明書の記入例（クリックで拡大）
退職証明書の書き方
発行日・氏名を記入する
証明書を発行する日付と、退職者の氏名を記入します。氏名は、会社で登録されている正式な表記を確認して記載しましょう。
使用期間・役職などを記入する
入社年月日・退職年月日を記入し、請求されている場合は役職や地位なども記載します。
退職理由を記入する
退職理由の証明を本人から請求されている場合は、実際の退職事由に合わせて記入します。
会社情報を記入する
会社の所在地、事業所名、事業主名などを記入します。印鑑欄があるテンプレートでは、社内の運用ルールに応じて代表者印や社印を押印します。
請求された事項だけが記載されているか確認する
最後に、本人から請求された証明事項と記載内容を照合します。不要な項目まで記載していないか、氏名・日付・退職事由などに誤りがないか確認してから交付します。
参考： 労働基準法 第22条｜厚生労働省
退職証明書の基礎知識
退職証明書を作成・発行する前に、書類の役割や記載できる項目、発行時の基本ルールを確認しておきましょう。
退職証明書とは
退職証明書は、退職した事実や在職中の情報について、会社が証明するための書類です。転職先への提出や各種手続きなどで、退職者本人から発行を求められることがあります。
書式は一律に決められているわけではなく、会社独自の様式を使用できます。厚生労働省からもモデル様式が公開されています。
退職証明書に記載できる項目
労働基準法第22条では、労働者は次の事項について証明を請求できます。
- 使用期間
- 業務の種類
- 事業における地位
- 賃金
- 退職の事由
請求された場合は遅滞なく発行する
退職した労働者から退職証明書を請求された場合、会社は遅滞なく交付する必要があります。
また、5項目すべてを記載する必要はありません。「使用期間と業務の種類だけ」など、本人が証明を求めた事項に合わせて作成します。
よくある質問
退職証明書の発行時期や記載内容など、作成時によくある疑問をまとめました。会社側・退職者側のどちらも確認しておきたいポイントです。
Q 退職証明書には何を書けばいいですか？
労働基準法第22条では、使用期間、業務の種類、事業における地位、賃金、退職の事由について、労働者が証明を請求できるとされています。解雇の場合は、退職の事由に解雇理由も含まれます。
すべてを記載する必要はなく、本人から請求された事項だけを記載します。
Q 退職証明書は必ず発行しなければなりませんか？
退職した労働者から請求があった場合、会社は遅滞なく退職証明書を交付する必要があります。会社が任意で発行する書類ではなく、請求を受けた場合には法律上の交付義務があります。
Q 本人が希望していない退職理由を書いてもいいですか？
記載できません。労働者が請求していない事項を退職証明書に記載することは禁止されています。
たとえば使用期間だけを証明してほしいと請求された場合、会社の判断で退職理由まで追加することは避けます。
Q 退職してからいつまで請求できますか？
退職時の証明を請求する権利については、労働基準法上の時効があります。必要になった場合は、退職後できるだけ早めに会社へ請求しておくと安心です。
Q 退職証明書は何回でも請求できますか？
法律上、1回だけに限定されているわけではありません。必要な証明事項について再度交付を求めることも可能です。
Q 退職証明書と離職票は同じ書類ですか？
別の書類です。退職証明書は会社が退職の事実や勤務内容などを証明する書類で、離職票は主に雇用保険の失業等給付の手続きに使用します。
離職票が発行されていても、それだけで退職証明書の交付義務を果たしたことにはなりません。
Q 会社が退職証明書の発行を拒否した場合はどうなりますか？
労働者から適法な請求を受けたにもかかわらず退職証明書を交付しない場合、労働基準法第22条に違反する可能性があります。
会社に改めて発行を依頼しても対応されない場合は、所轄の労働基準監督署などへ相談する方法があります。