無料・登録不要で使える、報告書のワード・エクセルテンプレートです。
報告に必要な項目が揃っているので、ダウンロードしてすぐにご利用いただけます。
報告書テンプレート（A4）
基本形・枠あり
シンプルで使いやすい、基本的な報告書のフォーマットです。トラブル発生時、出張の報告、競合他社の動向、商談の報告など、さまざま場面でご利用いただけます。
※Google Docs（Googleドキュメント）を利用するには、Googleのアカウントが必要です。
装飾なし・シンプル
装飾のない、シンプルな報告書テンプレートです。
シーン別・専用テンプレート
クレーム報告書(取引先用)
本テンプレートは、取引先からのクレームを適切に記録・管理するためのツールです。クレームの内容を正確に把握し、迅速な対応と再発防止策の立案に役立ちます。
クレーム報告書(顧客用)
本テンプレートは、自社の顧客からのクレームを記録・管理するためのツールです。お客様の声を直接収集し、社内で情報を共有することで、製品やサービスの改善につなげることができます。
その他
報告書の記入例・書き方
報告書は、業務の進捗状況や結果を関係者に伝える重要な文書です。的確に情報を伝えるために、報告書の書き方には一定のルールとコツがあります。ここでは、効果的な報告書を作成するための記入例と5つのポイントを解説します。
0. 記入例・見本
まずは、完成イメージ・見本を以下に添付します。このサンプル報告書は、新製品開発プロジェクトの進捗状況を報告する目的で作成されています。
この報告書テンプレートには、件名、報告内容、問題点・改善点、資料、備考の各項目が含まれており、効果的な報告書作成のための指針となります。
以下では、このテンプレートを活用し、分かりやすく情報を伝えるための5つのポイントを詳しく解説していきます。
- 件名で報告内容を明確にする
- 報告内容を簡潔にまとめる
- 問題点と改善策を明確にする
- 資料を有効活用する
- 結論や提案を明示する
これらのポイントを意識して報告書を作成することで、読み手に効果的に情報を伝え、プロジェクトの円滑な進行に貢献することができるでしょう。それでは、各ポイントについて詳しく見ていきましょう。
1. 件名で報告内容を明確にする
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| 件名 |
| 新製品開発プロジェクトの進捗報告 |
件名欄には、報告書の内容を端的に表すタイトルを記入します。例えば、「〇〇プロジェクトの進捗報告」や「△△の調査結果について」など、報告の主題を一目で分かるようにしましょう。これにより、読み手は報告内容を素早く把握できます。
2. 報告内容を簡潔にまとめる
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| 報告内容 |
| – 新製品「X」の開発が予定通り進行中 – マーケティング調査の結果、高い市場ニーズが確認された – 試作品の性能テストで良好な結果が得られた – 量産化に向けた準備を開始 |
本文の冒頭で、報告内容の要点を簡潔にまとめましょう。テンプレートの「件名」欄の下のスペースを活用して、3〜5行程度で報告の概要を説明します。これにより、読み手は報告の全体像を素早く理解できます。
3. 問題点と改善策を明確にする
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| 問題点・改善点 |
| – 問題点1：部材の調達に遅延が生じている – 改善策：代替サプライヤーの探索と並行して、現サプライヤーとの調整を強化 – 問題点2：開発チーム内のコミュニケーション不足 – 改善策：定期的な進捗共有会議の開催と、プロジェクト管理ツールの活用 |
報告内容に問題点や課題がある場合は、それらを明確に記述することが重要です。テンプレートの「問題点・改善点」欄を活用し、具体的な問題点とその改善策を箇条書きで示しましょう。問題点は客観的な事実に基づいて記述し、改善策は実行可能な提案を心がけます。
4. 資料を有効活用する
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| 資料 |
| – 資料1：新製品「X」の概要説明資料 – 資料2：マーケティング調査結果報告書 – 資料3：試作品の性能テスト結果データ – 資料4：量産化スケジュール表 |
報告内容を裏付ける資料やデータがある場合は、テンプレートの「資料」欄にそれらを添付しましょう。グラフ、表、図解など、視覚的に分かりやすい資料を活用することで、報告内容の理解度が高まります。ただし、資料は必要最小限に留め、報告書本文との関連性を明確にすることが大切です。
5. 結論や提案を明示する
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| 備考 |
| – 新製品「X」の開発は順調に進んでおり、市場ニーズと製品性能の両面で期待できる結果が得られている – 部材調達の遅延や社内コミュニケーション不足などの問題点については、早急に改善策を実行に移す – 量産化に向けて、関連部署との連携を密にし、スケジュール管理を徹底することを提案する |
報告書の最後には、結論や提案を明確に示しましょう。テンプレートの「備考」欄を活用し、報告内容から導き出された結論や、今後の方針・提案を簡潔に記述します。この部分で、報告の目的と成果を再確認できるようにすることが重要です。
これらの書き方・作成のコツを意識して報告書を作成することで、読み手に分かりやすく情報を伝え、業務の円滑な進行に役立てることができるでしょう。
よくある質問
- Q報告書を書く際に気をつけるべきポイントは何ですか？
- A
報告書を書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 読み手を意識し、分かりやすい表現を心がける
- 事実と意見を明確に区別する
- データや図表を効果的に活用し、説得力を高める
- 結論と提案は明確かつ具体的に述べる
- 誤字脱字や数値の誤りがないよう、十分に確認する
- Q報告書を作成する目的は何ですか？
- A
報告書は、業務の進捗状況、課題、および成果を上司や関係者に伝えるために作成します。報告書を通じて、情報を共有し、課題解決に向けた議論を促進することができます。また、報告書は業務の記録としても重要な役割を果たします。
- Q報告書を提出する前に、確認すべきことはありますか？
- A
報告書を提出する前に、誤字脱字や文法的な誤りがないかチェックしましょう。
また、報告内容が適切で、論理的に一貫しているかを確認します。
可能であれば、他の人に報告書を読んでもらい、フィードバックをもらうのも良い方法です。
- Q報告書のテンプレートを使用するメリットは何ですか？
- A
報告書のテンプレートを使用することで、以下のようなメリットがあります。
- 報告書の構成や書式が統一され、読み手にとってわかりやすくなります。
- 作成者は内容に集中できるため、効率的に報告書を作成できます。
- 必要な情報を漏れなく記載できるため、報告書の質が向上します。
- 経験の浅い社員でも、質の高い報告書を作成できるようになります。
