勤務先への在籍や勤務状況を証明する、在籍証明書・在職証明書の無料テンプレートです。Word・Excel・PDF・Googleドキュメント形式から、編集方法や提出先に合わせて選べます。
提出先に指定様式がある場合は、その様式を優先してください。Googleドキュメント版の利用にはGoogleアカウントが必要です。
ダウンロード前の確認と形式の選び方
文章や項目を変更するならWord版、表計算ソフトで入力するならExcel版、印刷して記入するならPDF版が向いています。Googleドキュメント版はブラウザで編集できます。用意している形式はテンプレートごとに異なるため、各欄のリンクから選んでください。
保育所等の申込みに使う場合：一般的な在籍証明書では、就労時間・就労実績などの必要項目が不足する場合があります。自治体の案内で指定された就労証明書を確認してください。こども家庭庁は就労証明書の標準的な様式を公開しています。
在籍証明書テンプレート
基本型（A4）
最も一般的な在籍証明書です。必要に応じて、項目を追加・編集してご利用ください。そのまま印刷して、手書きすることも可能です。
- 氏名、住所
- 生年月日、入社年月日
- 勤続年数、勤務時間
- 職種
- 備考
- 証明日
- 会社情報（所在地、事業所名、代表者名）
※G Docs版の利用には、Googleのアカウントが必要です。
シンプル
記入する箇所がすっきりした、シンプルな在籍証明書です。
- 氏名、住所
- 生年月日、入社年月日
- 勤続年数、勤務時間
- 職種
- 備考
- 証明日
- 会社情報（所在地、事業所名、代表者名）
在職証明書
テンプレートの使い方
- 「ファイルをダウンロード」をクリックして、テンプレートをダウンロード。
- 内容を編集する場合はWord・ExcelまたはGoogleドキュメント版を開く。印刷して手書きする場合はPDF版を選ぶ。
- 会社の担当者が、氏名・入社年月日・勤務時間などを人事記録と照合して記入する。提出先が求める項目も確認する。
- 証明日、会社名、証明者名を確認し、押印が必要か提出先に確認してから保存する。
- 提出先が指定する方法で提出する。電子データの場合は、宛先と添付ファイルを確認する。
見本例・項目解説
①基本情報
誰の在籍証明書かわかるように、氏名、住所、生年月日など、個人が特定できる情報を記入します。
②勤務情報
働き方、労働状況がわかるように、入社年月日、勤続年数、勤務時間、職種（役職）など、勤務状況がわかる情報を記入します。
③書類作成日
書類を作成した日付を記入します。
④会社情報
勤務先がわかるように、会社住所、会社名、代表者名を記入します。社印や代表者印が必要かは提出先に確認してください。
在籍証明書の書き方
在籍証明書は、提出先や用途によって必要な項目が異なります。まず指定様式の有無を確認し、指定がない場合に本ページのテンプレートを調整してご利用ください。記載する個人情報は、提出に必要な範囲に絞りましょう。
作成前に、証明書が必要な従業員、または退職者から提出先を聞いておくと、スムーズに作成が進められます。
在籍証明書が必要な時
- 保育園や保育所、児童クラブなどへ申し込む時
- 退職した従業員が転職活動をする時
- 外国人労働者のビザを申請する時
特に、勤務経験が重要視される職種・職業では、転職時に在籍証明書が求められる傾向があります。
在籍証明書に記載する基本事項
- 在籍を証明する従業員の氏名・生年月日・住所
- 入社年月日・勤務地
- 雇用形態・勤務時間
- 職種・役職
よくある質問
- Q在籍証明は何に使う？なぜ必要？
- A
在籍証明書は、特定の労働者が「在籍していること」「在籍していたこと」を証明する書類です。主に「保育園等への申込」「転職活動」「ビザの申請」に使います。
- Q在籍証明書と在職証明書の違いは？
- A
どちらも勤務先への在籍を示す名称として使われます。ただし、名称が似ていても、提出先によって必要な記載項目や証明対象の期間は異なります。本ページでは各テンプレートの項目を確認し、提出先の指定に合わせて選んでください。
- Q在籍証明書は必ず発行しないといけない？
- A
「在籍証明書」という名称だけで、発行義務の有無を一律に判断しないでください。特に、退職者から使用期間・業務の種類などについて証明を求められた場合は、労働基準法第22条に定める退職時の証明に該当することがあります。在職中の発行手続きは会社の担当窓口に確認し、退職時の請求とは区別して対応しましょう。
（退職時等の証明）
引用元：労働基準法第22条｜e-Gov法令検索
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。