使いやすいWord（ワード）形式の、採用・内定通知書テンプレートです。
「ファイルをダウンロード」をクリックすると、すぐにダウンロードが開始されます。
必要な項目が揃っているので、そのまま印刷してご利用いただけます。カスタマイズして、自社用のひな形にすることも可能です。記入例やよくある質問もご参考ください。
採用・内容通知書テンプレート
採用通知書
シンプルな採用通知書のテンプレートです。「日付」「宛名」「記書き」「会社情報」を記入してご利用ください。記書きには①労働条件、または②返送書類について記入します。
内定通知書
こちらは内定通知書のテンプレートです。社内規定に応じて、必要書類などを変更してご利用ください。「採用通知書」と「内定通知書」の違いはこちらをご参考ください。
採用・内定通知書の書き方と記入例
採用・内定通知書を作成する際に確認しておきたい基本項目と、記入時のポイントを簡潔に解説します。
見本例・サンプル
実際の記入例を確認しながら、各項目をどの位置に記載するのかイメージしてみましょう。
発行日
通知書を作成・発行した日付を記入します。一般的には書類の右上に記載します。
宛名／差出人
採用者の氏名を左上に記入し、「様」を付けます。右側には会社名と代表者名など、通知を行う企業の情報を記載します。
あいさつ／採用のお知らせ
応募へのお礼と、選考の結果、採用または内定が決定したことを伝えます。テンプレートの文章を参考に、自社の状況に合わせて調整してください。
労働条件
配属部署・業務内容・就業場所・給与・入社日など、採用時に伝えておきたい条件を必要に応じて記載します。
採用通知書の基本的な記入例は上記のとおりです。宛名・会社情報・配属部署・給与・入社日など、各項目をどこに記入するのか詳しく確認したい方は、以下の書き方ガイドをご覧ください。
よくある質問
採用・内定通知書を作成するときによくある疑問をまとめました。
- Q「採用通知書」と「内定通知書」の違いは何ですか？
- A
採用通知書は、選考の結果として採用することを応募者へ伝える書類です。内定通知書は、入社前の段階で内定したことを伝えるために使用されます。
ただし、法律上それぞれの書類について明確な形式や使い分けが定められているわけではありません。「採用内定通知書」として1つの書類で兼ねる企業もあります。
比較項目 採用通知書 採用決定を伝える 内定通知書 内定決定を伝える 労働条件通知書 労働条件を伝える 主な目的 採用することを通知 選考の結果、採用が決定したことを応募者へ伝えます。 内定したことを通知 入社前の段階で、内定が決定したことを本人へ伝えます。 雇用条件を明示 給与・勤務時間・就業場所などの労働条件を明示します。 主なタイミング 採用決定後 内定決定後 労働契約を締結するとき 主な対象 中途採用・新卒採用・パート・アルバイトなど 新卒採用や、入社まで期間がある採用など 雇用する労働者 主な記載内容 採用決定、配属部署、業務内容、入社日など 内定決定、入社予定日、今後の手続きなど 賃金、労働時間、就業場所、業務内容、休日など 発行義務 原則任意 「採用通知書」という名称の書類を発行する義務はありません。 原則任意 「内定通知書」という名称の書類を発行する義務はありません。 明示が必要 労働契約締結時には、法律で定められた労働条件を明示する必要があります。 どんなときに使う？ 「あなたを採用します」と伝えたいとき 「あなたを内定とします」と伝えたいとき 「この条件で働いてもらいます」と伝えるとき 迷ったときは、次のように考えると分かりやすいです- 採用が決まったことを伝える → 採用通知書
- 入社前に内定したことを伝える → 内定通知書
- 給与・勤務時間などの雇用条件を伝える → 労働条件通知書
採用通知書や内定通知書に給与や勤務場所などを記載することもできますが、労働契約締結時には法律で定められた労働条件を適切に明示する必要があります。
- Q採用通知書や内定通知書は必ず発行する必要がありますか？
- A
採用通知書や内定通知書そのものに、法律上の発行義務はありません。
ただし、労働契約を締結する際には、賃金・労働時間・就業場所などの労働条件を労働者へ明示する必要があります。採用通知書とは別に、労働条件通知書などを用意するケースが一般的です。
- Q採用通知書はメールで送ってもいいですか？
- A
採用通知書そのものとは別に、法律上明示が必要な労働条件についても、一定の条件を満たせば電子メールなどで通知できます。
厚生労働省では、労働者が希望した場合には「ファクシミリの送信又は電子メール等の送信により明示することも可能」と案内しています。電子メール等は、受け取った労働者が出力して書面を作成できるものに限られます。
- Q採用通知書に給与や勤務条件を書く必要はありますか？
- A
採用通知書という名称の書類に、必ず給与や勤務条件を記載しなければならないというルールではありません。
一方、労働契約の締結時には、賃金・労働時間・就業場所・業務など、法律で定められた労働条件を明示する必要があります。
採用通知書に一部の条件を記載する場合でも、必要な明示事項が不足しないよう、労働条件通知書などとあわせて確認しましょう。
- Q内定通知後に内定を取り消すことはできますか？
- A
内定によってすでに労働契約が成立していると判断される場合、企業が自由に内定を取り消せるわけではありません。
厚生労働省は、労働契約が成立している場合の内定取消しについて「解雇としての合理的な理由が必要」と説明しています。
また、採用内定の取消しが認められるのは、取消しの理由が客観的に合理的で、社会通念上相当と認められる場合などに限られるとする裁判例も紹介されています。
- Q採用通知書を送った後は何をすればいいですか？
- A
採用後は、入社日や仕事内容、就業場所、給与、労働時間などの労働条件を本人と確認し、必要な手続きを進めます。
厚生労働省は「使用者が労働者を採用するときは、賃金・労働時間その他の労働条件を書面などで明示しなければなりません」と案内しています。
必要に応じて入社・内定承諾書で本人の意思を確認し、労働条件通知書や雇用契約書などを使って、雇用条件を明確にしておきましょう。
参考：厚生労働省「労働契約」
その他採用関連テンプレート
入社・内定承諾書
雇用契約書
労働条件通知書
こちらは厚生労働省のサイトで配布されているPDFをそのままWord形式にしたものです。
参照：一般労働者用モデル労働条件通知書（常用、有期雇用型）
労働条件通知書テンプレート一覧