すぐに使えるFAX送付状テンプレート(無料・登録不要)

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Word、PDF形式でダウンロードできる、無料のFAX送付状テンプレートです。シンプルなものから、デザイン性重視の書式までご用意。

記入方法や書き方のポイントも解説しているため、どなたでもすぐにご活用いただけます。

  • 無料&登録不要:面倒な登録や費用は一切不要。すぐにダウンロードできます。
  • 簡単編集:WordとPDFフォーマットでの提供のため、簡単に内容のカスタマイズが可能。
  • ビジネスに最適化:多くの企業で使用されている書式をベースに、必要な項目を網羅。

FAX送付状テンプレート

基本デザイン

解説

多くの企業で使われているFAX用の送付状です。必要な情報を明確に伝えることに重点を置いているため、ビジネスシーンでの使用に最適です。

構成
  • 書類タイトル
  • 送信日
  • 宛名&差出人情報
  • あいさつ&本文
  • 記書き
    • 送付書類
    • 部数
その他形式のDL

解説

レ点やメモ帳が付いた、FAX送付状です。手書き、ソフト編集の両方に対応しています。

構成
  • 書類タイトル
  • 送信日
  • 宛名&差出人情報
  • 件名
  • レ点(追加、編集可能)
    • 至急
    • ご参考まで
    • ご確認ください
    • ご連絡ください
  • メモ
その他形式のDL

シンプル

解説

装飾の一切ない、シンプルなテンプレートです。あいさつ文も、どんな場面でも使いやすい文章になっています。

サンプル文(会社名○○など)も入っていないので、そのまま印刷してご利用いだけます。

その他形式のDL

ワンポイント付き

ワンポイントの装飾が付いた、FAX送付状テンプレートです。基本型よりも視覚的なアクセントがあります。控えめな装飾は、送付状に個性を与えつつ、情報の明瞭さを損ないません。

おしゃれ・デザイン重視

色鮮やかなヘッダーや、図形を取り入れたおしゃれなテンプレートは、デザイン性が高く、強い印象を与えます。ビジュアルに訴求力があるため、クリエイティブな業種や、イメージを重視する企業におすすめです。

テンプレートの使い方

  1. ダウンロードしたいテンプレートの、「ファイルをダウンロード」ボタンをクリック。
  2. Wordファイルがダウンロードされるので、必要な情報を入力して編集。
    • 送信日
    • 送信先(会社名、部署名、宛名、FAX番号)
    • 送信元(会社名、部署名、担当者名、連絡先、FAX番号)
    • 内容(送信する文書の概要や、送信の目的などを簡潔に記述)
  3. 編集が終わったら、「ファイル」→「保存」を選択して、文書を保存。
  4. 保存後、「ファイル」→「印刷」を選択し、プリンター等で文書を印刷。
  5. 印刷した送付状をFAX機にセットし、続けて送信したい文書をセットして、FAXを送信。(FAX送付状が一番最初に送付されるようにセットしてください)

FAX送付状の書き方・見本

続いて、FAX送付状の基本知識や、書き方の見本などを解説します。初めてFAXを送信する方や、正しいFAXの書き方をマスターしたい方にも役立つ情報をまとめています。

FAX送付状の見本

また、基本形の見本をご用意しましたので、作成時にはこちらもご参考ください。

FAX送付状_見本_書き方
FAX送付状の見本_書き方の例
  1. 送信日
    いつ送信されたか分かるようにします。FAXを送信する日付を書きましょう。
  2. 送信先(宛名)
    送信先の会社で処理がしやすいように宛名は必須です。
    送信先の会社名、部署名、担当者名を記載し、担当者のデスクまで書類が届くようにします。
  3. 送信元(自社)
    送信元の会社名、住所、連絡先(電話、メール)、担当者名を記載します。
    返信や連絡をする際の連絡先として必要です。
  4. 挨拶文
    拝啓~から始まる、挨拶文です。慣習で記載しているだけなので、基本的には略式で問題ありません。
  5. 記書き
    箇条書きを使用する際に「以上」とセットで使います。
  6. 内容(同封物)
    送付書類の名前とその枚数を、箇条書きで記載します。
    「部」「枚」を使って枚数を表します。
  7. 以上
    「記」とセットで使います。
    箇条書きの最後に右寄せで記載しましょう。

FAX送付状とは?

FAX(ファックス)送付状とは、FAXで書類を送付する際に使用する、表紙(カバーレター)のことを指します。

何かをFAXで送付する際には、必ずFAX送付状を添付するのがビジネスマナーとされています。そのため、FAXを使用する会社において、こちらの書類は利用頻度の高い書類です。

書き方、作成のポイントなどは必ず覚えておくようにしましょう。

FAX送付状の書き方

FAX送付状の役割は、送付漏れを防ぐことです。

「誰が誰に何をどれだけ送ったのか」を記載し、仮に機械や自分のミスで送付漏れがあった場合でも、何が何枚送られなかったか送信先にもわかるようにします。

具体的には、下記の4項目を必ず記載するようにしましょう。

FAX送付状に必ず書くこと
  • 誰から(送信元から)
  • 誰に(送信先に)
  • 何を(送付する書類の内容)
  • どれだけ送るのか(書類の枚数)

NGな書き方・気を付けるポイント

FAX送付状を書く際は、以下のようなNGな書き方や気を付けるポイントがあります。

NG例・気を付けるポイント
  • 送る枚数に気を付ける
    経費が掛かるので、大量に書類を送らないように
  • なるべく機密・個人情報を含む書類をFAXで送らない
  • 略称や省略を使わない
    株式会社を(株)、令和〇年をR〇年に省略する、など
  • 敬語、謙譲語の使い方に気を付ける
    「〇〇 敬語 文書 書き方」などで検索。
  • 取り急ぎ〇〇を使わない

よくある質問

Q
FAX送付状はなぜ必要?
A

FAX送付状は、書類の送付漏れを防ぐために必要です。「誰から何が何枚送られてきた」がわかれば、仮にマシントラブルやケアレスミスで送付漏れがあった場合でも対応することができます。

Q
FAX送付状には何を記載すべきですか?
A

FAX送付状には、「送信日」「送信先/送信元情報」「あいさつ文」「送付書類(内容・部数)」を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。

Q
FAX送付状を作る際の注意点は何ですか?
A

FAX送付状を作る際には、以下の点に注意して作成しましょう。

  • 送信先と送信元の情報を正確に記入する
  • 送信する文書の内容を正確に記載し、誤りがないことを確認する
  • 文書のフォーマットを正しく、印刷状態も良好にする
  • 送信日時や添付ファイルなど必要な情報を記載していることを確認する
  • 送信先によっては、特定の書式に沿って作成する
Q
FAX送付状の書式に決まりはありますか?
A

FAX送付状には特に決まった書式はありませんが、読みやすさを考慮して、送信者と受信者の情報を明確に区別し、送信目的や説明は簡潔にまとめることをおすすめします。当サイトのテンプレートは、これらの点を考慮して設計されています。

Q
FAX送付状に記載してある内容に間違いがあった場合、どうすればいいですか?
A

送信したFAX送付状に間違いがあった場合は、以下のように対応することができます。

  1. 間違いがあった内容を訂正し、再度FAXを送信する。
  2. 間違いがあった旨を電話やE-mailなどで連絡し、謝罪と訂正する旨を伝える。

どのような対応をするかは、間違いの内容や、それがどの程度重要であるかによって異なりますので、状況に応じて対応するようにしましょう。

まとめ

FAXは現代ビジネスにおいても重要なコミュニケーションツールの一つです。当サイトのFAXテンプレート集を利用して、効率的にビジネスコミュニケーションを行いましょう。

再利用やカスタマイズが自由なので、ご自身のニーズに合わせてお使いください。

データ利用規約 

当サイトで配布しているコンテンツのご利用に関して、以下の点にご留意ください。
・テンプレートは、個人・法人・商用・非商用を問わず、無料でご利用いただけます。
・テンプレートは、自由に加工・編集してお使いいただけます。
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・テンプレートを、ご自身のサイトやSNSで紹介する場合は、出典元とリンクを記載してください。
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