FAXを送信する際に使用する、送付状（送信状）のWordテンプレートです。Word・Excel版は内容を編集して使います。基本型001・002のPDF版は入力フォームのない印刷用です。本文を編集したい場合はWord版などを選んでください。手書きする場合も、宛先番号・送信日・本紙込み総枚数・担当者を確認します。
タイトルと本文を太めの罫線で挟み込み、挨拶文と書類明細を中央寄せで整理したオーソドックスなレイアウトです。
基本型001は、定型挨拶と書類名・枚数を記入する形式です。宛先FAX番号と表紙込み総枚数の専用欄がないため、宛名の下などへ追加してください。送信先と送信元の番号欄がある書式を選びたい場合は、下の002が使えます。
Excel版
PDF版（宛名・明細空欄／定型挨拶あり）
Google Docs版（ドキュメント）
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無料・登録不要で使えるFAX送付状PDFメーカー
テンプレートの使い方
- ダウンロードしたいテンプレートの、「ファイルをダウンロード」ボタンをクリック。
- ファイルがダウンロードされるので、必要な情報を入力して編集。
- 編集が終わったら、「ファイル」→「保存」を選択して、文書を保存。
- 保存後、「ファイル」→「印刷」を選択し、プリンター等で文書を印刷。
- 印刷した送付状をFAX機にセットし、続けて送信したい文書をセットして、FAXを送信。（FAX送付状が一番最初に送付されるようにセットしてください）
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その他のデザイン
シンプル・ワンポイント付き
ワンポイントの装飾が付いた、シンプルなデザインのFAX送付状テンプレートです。基本型よりも視覚的なアクセントがあります。控えめな装飾は、送付状に個性を与えつつ、情報の明瞭さを損ないません。
おしゃれ・デザイン重視
色鮮やかなヘッダーや、図形を取り入れたおしゃれなテンプレートは、デザイン性が高く、強い印象を与えます。ビジュアルに訴求力があるため、クリエイティブな業種や、イメージを重視する企業におすすめです。
「もっとカラーやレイアウトにこだわりたい」という方は、下記リンクから5スタイル・15色バリエーションを揃えたおしゃれなFAX送付状テンプレート集もあわせてご覧ください。
FAX送付状の基本
003・004には、上部の「送信枚数（表紙含む）」と、送信元欄の「送付枚数」の2か所があります。両方を使うなら同じ総枚数を記入し、資料だけの枚数を書く場合はその旨を明記してください。2ページの資料1部を表紙1枚と送るなら、送信枚数は全3枚です。
続いて、FAX送付状の基本知識や、書き方の見本などを解説します。初めてFAXを送信する方や、正しいFAXの書き方をマスターしたい方にも役立つ情報をまとめています。
見本・書き方
書き方解説
- 送信日
和暦か西暦で、FAXの送信日を記入 - 宛先
会社・部署だけなら「御中」、担当者名まで書くなら「様」。両方を重ねない - 送信者
住所・FAX番号・電話番号・担当者名を明記 - あいさつ文
相手との関係・用件に合わせて定型文を調整 - 記
あいさつ文の下に中央寄せで「記」 - 同封書類
書類名と枚数を箇条書き（例：見積書 1 枚） - 以上
内訳の最後に右寄せで「以上」と締める
＼詳細な解説はこちら／
FAX送付状とは？
FAX送付状（送信状・送信表・添え状）とは、FAXで書類を送るときにいちばん最初に重ねて送る“あいさつ兼メモ”のような用紙です。
ここに「いつ」「だれ宛てに」「だれから」「何枚送ったか」を書いておくと、受け取った相手が「届いたFAXが何の書類で、全部そろっているか」をすぐ確認できます。
もしページが抜けていたり、宛先が違っていたりしても、この１枚があれば早い段階で気づいてもらえるので、トラブル防止に効果的です。
FAX送付状の作り方
作り方はとてもシンプルで、日付・宛先・差出人・書類名+枚数の順で記入し、A4用紙に印刷します。
挨拶は相手との関係と用件に合わせます。初めての相手には日頃の取引への御礼をそのまま使わず、急ぎの連絡では短く要点を伝えます。改まった文面で「拝啓」を使う場合は「敬具」と組にしてください。
送り先に急いで読んでほしいときは「至急」や「ご確認ください」といった一言を目立つ位置に書き添えましょう。慣れてきたら、自社の定番テンプレートを１つ用意しておくと、毎回ゼロから作る手間が省けて便利です。
注意点・気を付けるポイント
送付状を書くときは、いくつか押さえておきたい注意点があります。まず、FAX番号の入力ミスはよくあるトラブル源なので、送信前に宛先の番号を必ずもう一度確認してください。
会社名や部署名を（株）や略称で書くと別会社と勘違いされる恐れがあるため、会社名や部署名は必ず正式名称で書きましょう。
送信後は送信結果の宛先・枚数・成功／失敗を確認します。急ぎや重要書類は受領確認が必要かを相手と調整してください。送信失敗時も、前回分が届いていないかを確かめずに繰り返し送ると重複する場合があります。
FAX送付状と、書類送付状の違い
書類送付状は、郵送・宅配・メール添付など「紙でもデータでも」資料を送る際に添えるカバーレターです。あいさつ文を含めて送付目的や同封物を丁寧に伝えることで、受取側に安心感と信頼感を与えます。
一方、FAX送付状はFAX専用のカバーシートで、誤送信やページ抜けを防ぐ実務ツールという性格が強めです。総ページ数やFAX番号、誤送信時の連絡先をはっきり記載し、文字量を絞って読みやすさを優先します。
つまり、送付状は「ビジネスマナーを整えるレター」、FAX送付状は「送信トラブルを防ぐチェックリスト」と位置づけると使い分けが明確になります。
よくある質問
- QFAX送付状はなぜ必要？
- A
FAX送付状は、書類の送付漏れを防ぐために必要です。「誰から何が何枚送られてきた」がわかれば、仮にマシントラブルやケアレスミスで送付漏れがあった場合でも対応することができます。
- QFAX送付状には何を記載すべきですか？
- A
FAX送付状には、「送信日」「送信先／送信元の名称・担当者・FAX番号」「用件」「書類名とページ数」「本紙込み総送信枚数」を記載します。挨拶は用件に合わせて簡潔にします。詳しくはこちらをご覧ください。
- QFAX送付状を作る際の注意点は何ですか？
- A
FAX送付状を作る際には、以下の点に注意して作成しましょう。
- 送信先と送信元の情報を正確に記入する
- 送信する文書の内容を正確に記載し、誤りがないことを確認する
- 文書のフォーマットを正しく、印刷状態も良好にする
- 送信日時や添付ファイルなど必要な情報を記載していることを確認する
- 送信先によっては、特定の書式に沿って作成する
- QFAX送付状の書式に決まりはありますか？
- A
FAX送付状には特に決まった書式はありませんが、読みやすさを考慮して、送信者と受信者の情報を明確に区別し、送信目的や説明は簡潔にまとめることをおすすめします。当サイトのテンプレートは、これらの点を考慮して設計されています。
- QWordやExcelがインストールされていません。どうやってFAX送付状を作成すればいいですか？
- A
印刷して手書きする場合は、このページのPDF版を利用できます。ブラウザー上で作成したい場合は下のPDF作成ツールもあります。出力後に文字欠け・改ページ・宛先番号・総枚数を確認してから使ってください。端末やブラウザーにより表示が異なる場合があります。
