すぐに使える精算書テンプレート(経費・交通費・旅費)|書き方・見本例付き

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無料・登録不要で使える精算書テンプレートです。
立替経費精算、交通費精算、旅費精算など、さまざまな経費の精算にご利用いただけます。

「ファイルをダウンロード」をクリックするとダウンロードが開始されます。
ExcelやWordなどのソフトを使うと、項目やサンプル文章を編集できます。

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精算書テンプレート

経費精算書

解説

 スタンダードな経費精算書です。購入した備品から、交通費や旅費まで、何でも精算できる汎用性の高いフォーマットです。承認欄は必要に応じて削除・追加しご利用ください。

項目
  • 部署/氏名
  • №/申請日
  • 日付(支払日)
  • 内容
  • 支払先
  • 備考
  • 金額
  • 承認欄

交通費精算書

解説

 交通費の精算に特化したフォーマットです。1回の利用ごとに、区間や利用路線、片道/往復などが記入できます。

項目
  • 部署/氏名
  • №/申請日
  • 日付(利用日)
  • 行先
  • 利用路線
  • 区間
  • 片道/往復
  • 金額/金額合計
  • 承認欄

旅費精算書

解説

 出張時に使える、旅費と交通費をまとめて精算できるフォーマットです。

項目
  • 出張先/出張期間/出張目的
  • 部署/氏名
  • №/申請日
  • 日付(利用日)
  • 内容
  • 交通費
  • 宿泊代
  • 金額/金額合計
  • 承認欄
その他形式

解説

 こちらは、仮払の精算にも対応した旅費精算書です。
仮払金精算例:
30,000円(A) – 25,000円(B) = 5,000(A-B)
仮払金(A) – 旅費合計(B) = 過不足額(A-B)

項目
  • 出張先/出張期間/出張目的
  • 部署/氏名
  • №/申請日
  • 日付(利用日)
  • 内容
  • 交通費
  • 宿泊代
  • 金額/金額合計
  • 仮払金/旅費合計/過不足金額
  • 承認欄
その他形式

書き方・見本

 精算書のフォーマットや作り方は、会社や組織によって異なります。
ここでは、基本となるフォーマットを使って、項目や作成の流れを簡単に解説します。

見本例

精算書の書き方・見本例
精算書の書き方・見本例(基本型)

①基本情報

所属、氏名、書類番号、申請日など、「誰が」「いつ」提出した書類かわかる情報を記入します。

②申請内容

精算する内容を記入します。各項目の詳細は下記をご参考ください。

  • 日付:購入日
  • 内容:購入した商品、サービス
  • 支払先:購入した店舗、組織の名前
  • 金額:商品、サービスの金額
  • 備考:区分、科目、商品の用途 etc.

③承認

承認の証として、承認欄に押印(ハンコ or 署名)してもらいます。

精算の流れ

 会社の規模や業種によってやり方は異なりますが、基本的には下記の流れに沿って精算を行います。

精算の流れ
  • STEP1
    経費を立て替える

    備品、交通費、旅費など

  • STEP2
    領収書を集める

    宛名は会社名(正式名称)にする

  • STEP3
    精算書の作成

    領収書をもとに、日付・内容・金額などを記入する

  • STEP4
    承認をもらう

    上司または承認者に提出し、内容の確認と承認をもらう

  • STEP5
    経理に提出

    月1回、週2回など、会社が決めたタイミングで経理に提出

  • STEP6
    確認&精算

    精算書の内容を確認し、問題がなければ精算を行う

よくある質問

Q
経費の精算は、いつまでにしないとダメ?
A

経費精算のタイミングは、年度内であれば、会社が決めることができます。一般的な会社では、毎月月末、毎月○日など、「月一回の精算」を定める規定がよく使われます。詳しくはこちら

Q
経費精算書は、何年間の保存義務がある?
A

経費精算書とその領収書には、法人で7年間個人で5年間の保存義務があります。また、欠損金の有無や消費税納税業者かによって保存期間が延びます。

(帳簿書類の整理保存等)
普通法人等は、前条第一項に規定する帳簿及び前項各号に掲げる書類を整理し、第五十九条第二項(帳簿書類の整理保存)に規定する起算日から七年間、これを納税地(前項第一号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。

引用元:法人税法施行規則67条の2|e-Gov法令検索

参照サイト

法人税法 | e-Gov法令検索
電子政府の総合窓口(e-Gov)。法令(憲法・法律・政令・勅令・府省令・規則)の内容を検索して提供します。
商法 | e-Gov法令検索
電子政府の総合窓口(e-Gov)。法令(憲法・法律・政令・勅令・府省令・規則)の内容を検索して提供します。
法人税法施行規則 | e-Gov法令検索
電子政府の総合窓口(e-Gov)。法令(憲法・法律・政令・勅令・府省令・規則)の内容を検索して提供します。
所得税法施行規則 | e-Gov法令検索
電子政府の総合窓口(e-Gov)。法令(憲法・法律・政令・勅令・府省令・規則)の内容を検索して提供します。
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