FAX送付状の書き方完全ガイド｜例文・手書き・御中の正解まで解説

メール全盛の現在でも、取引先の要望や社内慣行でFAXを使う場面は少なくありません。FAX送付状は「誰に」「何を」「何枚」送ったかを明示し、誤送信や確認漏れを防ぐ大切なビジネス文書です。

本ガイドでは、添付の見本画像を参照しながら項目ごとの書き方、手書き時の注意点、「御中／様」の正しい使い分けまでを網羅的に解説します。

FAX送付状の基本構成

FAX送付状の構成と、それぞれの書き方を解説します。

④ あいさつ文（送付趣旨）

FAXでは「いつもお世話になっております」などの短い挨拶に続けて、送る資料と依頼事項を簡潔に書けます。時候の挨拶は必須ではありません。「拝啓」を付ける場合は、用件の末尾を「敬具」で結びます。

⑤ 記（明細の見出し）

「記」は、用件の説明に続いて書類名や枚数などを箇条書きにする際の見出しです。中央に「記」、明細の末尾に右寄せで「以上」を置きます。

⑥ 送付明細

「・見積書 1枚」のように「項目＋枚数」を縦に並べます。枚数を書くことで受信側が漏れなく確認できます。

⑦ 以上

「以上」は記書きなどの内容が終わったことを示します。この文字だけで改ざんや追記を防止できるわけではありません。送信した版の控えと送信結果を保存して確認できるようにします。

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見本・例文

下記は継続して取引のある相手へ送る架空の文例です。宛名・日付・書類名・枚数を実際の送付内容へ置き換え、返信が必要なら期限と方法も追記してください。初回の連絡や謝罪などでは挨拶も場面に合わせて変更します。

本文の例

• ご請求書を送付いたします。ご査収のうえ、期日までにお手続きをお願い申し上げます。
• ご依頼いただきました「見積書」1部をお送りします。内容をご確認のうえ、ご不明点がございましたらお知らせください。
• 先日ご注文いただきました製品の「納品書」1部を送付いたします。到着品と相違がないかご確認くださいますようお願い申し上げます。
• 新サービスの提案資料として「企画提案書」1部（全4ページ）をお送りします。ご検討のほどよろしくお願いいたします。
• ご発注内容をまとめた「注文書」1部をお送りします。ご確認のうえ、署名・押印後ご返送くださいますようお願いいたします。
• 契約更新に伴い「契約書（案）」全○ページをFAXでお送りします。内容をご確認いただき、修正の有無を○月○日までにご連絡ください。締結用原本や電子契約の手続きは別途ご案内します。
• プロジェクト進行状況をまとめた「月次報告書」1部を送付いたします。詳細をご確認のうえ、ご意見を賜れれば幸いです。
• ご依頼いただいたデザイン案の修正分として「校正原稿」1部（第3稿）を送付いたします。ご確認のうえ、追加修正点がございましたらご指示ください。

＼季節・時候の挨拶の例文集はこちら／

手書きで作成する場合のポイント

• 宛名や枚数など可変部分のみ手書きにし、固定レイアウトはあらかじめ印刷しておくと効率的
• 黒の筆記具で、細すぎずつぶれない文字をはっきり書く。薄い鉛筆や消せるインクは避け、白黒出力で読めるか確認する
• 定規を使って各枠をまっすぐに書くと清潔感が出る
• 数字は算用数字（1,2,3…）に統一し、見やすさを優先する

Wordテンプレート

「御中」と「様」の正しい使い分け

法人／部署宛て　→　御中
個人宛て　　　　→　様
法人名＋個人名　→　様（御中は付けない）

例）
誤：株式会社テスト 御中　山田様
正：株式会社テスト　山田様

ビジネスメールでの「御中」の正しい使い方！間違えやすいポイントも解説

「御中」は、組織・団体宛てのメールや文書などで使用する敬称です。おもにビジネスメールで頻出する敬称であるため、正しい使い方を理解することが大切です。この記事では、御中の意味やメールでの使い方、間違いや

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よくある質問Q&A

Q. 送信枚数に送付状自体を含めるか？
A. ビジネス慣行では「送付状＋添付資料」の総計を記します。例：送信枚数3枚（送付状1枚含む）。

Q. 見本のように枠線や番号は付けたほうが良い？
A. 社内でテンプレート化する場合は視認性向上につながるため推奨です。取引先の書式に合わせる必要がある場合は省略しても問題ありません。

まとめ

FAX送付状には宛先・送信者・送信日・用件・明細を記入し、宛先番号と表紙込み総枚数を実際の送信設定・原稿と照合します。手書きの場合も読みやすさを確認し、提出先の指定書式や社内ルールがあれば優先してください。送信結果は宛先と枚数まで確認し、急ぎや重要書類は必要に応じて受領確認を依頼しましょう。