製品やサービスの見積を依頼する際に使える、「見積依頼書」のExcel、Wordテンプレートです。テンプレートの使い方や、よくある質問もまとめていますので、ご参考ください。
特徴：
見積依頼書テンプレート
基本型
どんな業種にも対応できる、シンプルで使いやすい見積依頼書テンプレートです。カスタマイズしやすく、さまざまな見積依頼書のひな形として使いやすいフォーマットです。
- Q見積依頼書の宛先に「御中」と「様」のどちらをつけるべきですか？
- A
相手先に担当者が決まっていない場合や、複数の担当者がいる場合には「御中」をつけます。これは、担当者が不在や変更になっても、他の人が代わりに対応できるようにするためです。
一方、担当者が決まっている場合や、個人事業主などの場合には「様」をつけます。これは、送付した文書を、正しい担当者に届けるために使われます。
文章型
郵送やFAXで見積を依頼したい時に使える、文章型の見積依頼書テンプレートです。フォーマルなあいさつ文や、記書きが用意されています。必要事項を記入するだけで、すぐに使用可能です。
- Qどのような挨拶分と本文が適切ですか？ [ 本文コピペ用 ]
- A
見積依頼の際には、関係性や状況に応じた適切な挨拶文と本文を使い分けることが重要です。以下に、親しい関係、通常のビジネス関係、およびフォーマルなビジネス関係の場合の例を示します。
関係性 挨拶文と本文 親しい関係の場合 こんにちは、[名前]さん。お久しぶりです！実は、ちょっとお願いがあってメールしました。次のプロジェクトのためにお見積もりをお願いしたいのですが、詳細をお送りしますのでご確認いただけますか？よろしくお願いします。 ビジネス関係（通常の丁寧さ） [会社名] [名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。新しい案件に関してお見積もりをお願いしたく存じます。詳細を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。フォーマルなビジネス関係 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の件につきまして、ご多用中誠に恐縮ではございますが、見積書のご送付をお願い申し上げます。
なお、弊社の都合で誠に勝手ではございますが、見積書のご送付は〇〇年〇〇月〇〇日までにお願いできれば幸いです。
業種別テンプレート
業種別の見積依頼書テンプレートです。業界でよく使われる項目や条件が用意されています。もちろん、その業種以外の会社でも、ご利用いただけます。
印刷業
印刷業向けの見積依頼書テンプレートです。サイズや加工方法を詳しく記載できるデザインになっています。
IT（Web制作）
Webサイトの制作依頼をする際に使える、見積依頼書テンプレートです。制作したいWebサイトの目的、構成、機能、イメージについて記載できる項目が用意されています。
建設業
建設業向けの見積依頼書テンプレートです。建設業における見積書は、建設業法で項目や記載すべき情報が定められています。そのため、ここでは国土交通省が配布しているテンプレートを紹介します。
テンプレートの使い方
Excel、Wordテンプレートの使い方は下記をご参考ください。
- ファイルのダウンロード
- 提供されているExcelファイル（.xlsx）をダウンロードします。
- ファイルを開く
- ダウンロードしたExcelファイルをMicrosoft Excelで開きます。
- 情報の入力
- 宛先、差出人、日付などの基本情報を入力します。
- セルをクリックし、既存のテキストを自社の情報に置き換えます。
- 見積内容の入力
- 商品名、型番、数量、単価などの項目を入力します。
- 行の追加や削除が必要な場合は、右クリックメニューを使用します。
- 計算式の確認
- 小計や合計などの計算式が正しく機能していることを確認します。
- 必要に応じて、計算式を調整します。
- フォーマットの調整
- セルの幅や高さを調整し、見やすいレイアウトに整えます。
- 必要に応じてフォントサイズや色を変更します。
- ファイルの保存
- 「名前を付けて保存」で、編集したファイルを新しい名前で保存します。
- 印刷またはPDF化
- 印刷プレビューで確認し、必要に応じて印刷設定を調整します。
- PDFとして保存する場合は、「名前を付けて保存」からPDF形式を選択します。
- ファイルのダウンロード
- 提供されているWordファイル（.docx）をダウンロードします。
- ファイルを開く
- ダウンロードしたWordファイルをMicrosoft Wordで開きます。
- 情報の入力
- 宛先、差出人、日付などの基本情報を入力します。
- テキストをクリックし、既存の内容を自社の情報に置き換えます。
- 見積内容の入力
- 表の中に商品名、型番、数量、単価などの項目を入力します。
- 行の追加や削除が必要な場合は、表のセルを右クリックしてメニューから操作します。
- 表の調整
- 必要に応じて列幅や行の高さを調整します。
- セル内の配置やフォーマットを整えます。
- レイアウトの確認
- 全体のレイアウトを確認し、必要に応じて段落の間隔やページ設定を調整します。
- ヘッダーやフッターを確認し、必要な情報を追加または編集します。
- スタイルの適用
- 一貫性のある見た目にするため、適切なスタイルを適用します。
- 必要に応じてフォントやサイズを調整します。
- ファイルの保存
- 「名前を付けて保存」で、編集したファイルを新しい名前で保存します。
- 印刷またはPDF化
- 印刷プレビューで確認し、必要に応じて印刷設定を調整します。
- PDFとして保存する場合は、「名前を付けて保存」からPDF形式を選択します。
共通の注意点
- テンプレートの編集前に、オリジナルファイルのバックアップを取っておくことをおすすめします。
- 会社のロゴや連絡先情報を追加する場合は、適切な場所に挿入し、全体のバランスを保つようにしてください。
- 法的要件や業界標準がある場合は、それらに準拠しているか確認してください。
- 完成した見積依頼書は、E-mailや郵送などで相手先に送付します。E-mailの場合はPDFに変換してから添付するのが一般的です。
これらの手順に従うことで、ダウンロードしたテンプレートを効果的にカスタマイズし、プロフェッショナルな見積依頼書を作成することができます。
よくある質問
- Q見積依頼書の書き方はどうすればいいですか？
- A
見積依頼書の書き方は、以下のポイントを参考に作成してください。
- タイトルに「見積依頼書」または「見積書送付のお願い」と記載する
- 連絡先や担当者名など必要な情報を記入する
- 挨拶文で相手に敬意を表し、今回の目的を伝える
（※挨拶文を簡素にするか丁寧にするかは相手先との関係によって変える） - 依頼内容を具体的に記載する
- 品名や品番/型番
- 納期や支払い方法など希望条件
- 返信期限や返信方法
- Q見積依頼書はメールで送ってもいいですか？
- A
一般的にはメールで送っても問題ありませんが、相手が郵送やFAXなどを希望している場合はそれに従う必要があります。また、メールで送る場合でも添付ファイルではなく本文に直接記載する方が好まれる場合があります。
- Q見積依頼書を作成する際に注意すべき点は何ですか？
- A
見積依頼書を作成する際に注意すべき点は以下のようになります。
- 目的や内容が明確で分かりやすくする
- 返信期限や連絡先を必ず明記する
- 文章や表現が丁寧で正確であることを確認する
- 相手に不快感や不信感を与えないようにする
- Q見積依頼書のあいさつ文の例文はありますか？
- A
見積依頼書のあいさつ文の例文は以下のようになります。
- 拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
- 拝啓 貴社ご発展のこととお慶び申し上げます。日頃より大変お世話になっております。
- 拝啓 貴社ご繁栄のことと心よりお喜び申し上げます。当社では常日ごろから貴社製品を愛用しております。
- 拝啓 貴社益々ご清祥のことと存じ上げます。この度は弊社製品にご興味を持っていただきありがとうございます。
- 拝啓 時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。弊社では貴社製品を高く評価しております。
