応募者に不採用となったことを伝える、不採用通知書の無料テンプレートです。
使いやすいWord・Googleドキュメント形式でご利用いただけます。必要な項目やサンプル文が揃っているので、簡単に不採用通知書を作成できます。
不採用通知書テンプレート
基本型001
右上に会社情報を記載する基本型です。通常の採用選考で結果を通知する場合に使い、既に出した内定の取消しや雇用契約の終了には流用しないでください。
- 日付（作成日）
- 宛名
- 会社名/会社住所
- タイトル
- 本文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えることができず誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具
- Googleドキュメント（Google Docs）
※Googleアカウントが必要です
基本型002
右下に会社情報がある、不採用通知書です。基本的には「基本型001」と同じですが、タイトルと本文が若干異なります。
- 日付（作成日）
- 宛名
- タイトル
- 本文
- 会社名/会社住所
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えることができず誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具
書類返却用
応募書類を返却する場合の書式です。下部の書類名と部数を、実際に同封する書類と照合してください。返却しない運用なら、事前に知らせた取扱いに従って適切に廃棄し、「ご返却」の例文は使いません。封入する書類と宛名が同じ応募者のものか、送付前に確認します。
記入例：
同封書類 履歴書 1通
職務経歴書 1通
- 日付（作成日）
- 宛名
- 会社名/会社住所
- タイトル
- 本文
- 記書き
- 同封書類
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご希望に添えることができず誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご提出いただいた書類につきましては、下記のとおりご返却させていただきます。
末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具
- Googleドキュメント（Google Docs）
※Googleアカウントが必要です
書き方・見本例
①日付
不採用通知書の作成日を記入します。
②宛名
不採用者の氏名を記入します。苗字（山田）と名前（太郎）の間にはスペースを入れます。
③会社情報
会社名と会社住所を記入します。会社によって、「代表者名」＋「社印」を入れる場合もあります。郵便番号は無くても問題ありません。
④タイトル
本文書のタイトル（題名）を記入します。「不採用通知」または「選考結果のお知らせ」などが一般的です。
⑤あいさつ＋本文
あいさつ・応募への謝意・選考結果を記載します。例文の応募職種や選考段階が実際と一致するか確認し、無関係な他社文面をそのまま転載しないでください。「拝啓」を使う場合は「敬具」と対応させます。基本型002にある担当者のサンプル名も、実際の連絡担当者へ変更してください。
よくある質問
- Q不採用はいつまでに伝えるべき？
- A
求人票や面接時に案内した通知日を守って連絡します。期限を約束していない場合も、結果が決まり次第速やかに通知し、予定が延びるときは状況と次の連絡予定日を伝えます。「1週間」は一律の法定期限ではありません。参照：ハローワーク・採用選考の留意事項。
- Q不採用はどうやって伝える？
- A
応募者にあらかじめ案内した方法で、宛先と結果を確認して通知します。メールや郵送は内容の記録を残しやすい方法です。電話の場合も、伝える結果と問い合わせ先を整理し、通知日時を記録してください。
- Q応募者から不採用の理由を聞かれました。教える義務はありますか？
- A
通常の採用選考について、全ての応募者に詳細な不採用理由を開示する一律の義務があるわけではありません。ただし、紹介予定派遣では派遣元の求めに応じた理由明示など、別の取扱いがあります。下記の裁判例も、現在の性別・年齢等による差別禁止を否定するものではありません。参照：厚生労働省の派遣先指針。
（慶応病院看護婦不採用事件）
引用元：
労使関係が具体的に発生する前の段階においては、人員の採否を決しようとする企業等の側に、極めて広い裁量判断の自由が認められるべきものであるから、企業等が人員の採否を決するについては、それが企業等の経営上必要とされる限り、原則として、広くあらゆる要素を裁量判断の基礎とすることが許され、かつ、これらの諸要素のうちいずれを重視するかについても、原則として各企業等の自由に任されているものと解さざるをえず、しかも、この自由のうちには、採否決定の理由を明示、公開しないことの自由をも含むものと認めねばならない。東京高判昭50.12.22理由を説明する場合は、実際の職務に必要な適性・能力など、確認できる選考基準に沿って簡潔に伝えます。事実でない「応募者が多かった」等の理由を作らず、本人の尊厳や個人情報に配慮してください。ハローワークも、応募者の今後の就職活動のため、できる限り不採用理由を伝えるよう案内しています。