給与明細書は、毎月の給与額や控除額、手取り額などを従業員に伝えるための重要な書類です。
このページでは、無料で使える給与明細テンプレートを、
Excel形式、
PDF形式、
スプレッドシート形式で掲載しています。
正社員向けだけでなく、パート・アルバイト向けや、複数人分をまとめて印刷しやすいタイプなど、用途に合わせて利用できます。テンプレートは無料＆登録不要でダウンロードでき、会社名や項目名、金額などを自由に編集できます。
給与支払明細書テンプレート
タテ型（左右分割）
左右に分かれたレイアウトを採用した給与支給明細書のテンプレートです。
左側に支給に関する項目、右側に控除に関する項目を配置することで、視認性に優れ、従業員が給与の内訳を一目で把握できます。
このレイアウトにより、支給額と控除額のバランスを理解しやすく、従業員の満足度向上にもつながります。
入力した金額から支給総額・控除総額・差引支給額を合計します。所得税、保険料、残業代そのものを算定する機能はないため、計算済みの金額を入力してください。
- PDF形式
- スプレッドシート（Google Sheets）
※Googleアカウントが必要です。
タテ型（上下分割）
上下に分割されたレイアウトの給与支給明細書テンプレートです。
上部に支給に関する情報を、下部に控除に関する情報を配置しています。
この構成により、給与計算の流れに沿って情報が整理され、従業員にとって理解しやすい明細書となっています。
入力した金額から支給総額・控除総額・差引支給額を合計します。所得税、保険料、残業代そのものを算定する機能はないため、計算済みの金額を入力してください。
タテ型（おしゃれ・デザイン）
ネイビーを基調とした、見やすくおしゃれなA4縦型の給与明細書テンプレートです。
支給項目・控除項目・勤怠情報をすっきり整理でき、支給額の合計、控除額の合計、差引支給額は入力内容に応じて自動的に計算されます。
支給・控除の合計と差引支給額を計算する書式です。見本の税額・保険料・手当額は実際の従業員の条件に合わせて入れ替えてください。勤怠欄の「時間外所得時間」は誤記のため、記録する時間区分を確認して見出しを直します。
こんな人におすすめです。
- おしゃれな給与明細書を使いたい方
- 給与明細の見やすさ・デザイン性を重視したい方
ヨコ型（カラー）
勤怠・支給・控除・合計を分けた横型です。単票は1人分、セットはA4に2人分を配置します。Excelは自動計算式のない手入力用です。Excel・PDFとも「差引控除額」の見出しは、手取り額を表す「差引支給額」の誤記なので、そのまま配付しないでください。見出しを直さずに使いたい場合は、上のタテ型（左右分割・上下分割）を選べます。
横型 横型セット
アルバイト用
A4に3人分を配置したアルバイト・パート向け書式です。Excelは時給×勤務時間や合計額を自動計算しないため、計算済みの金額を入力します。Excel・PDFとも「総控除印額」は「総控除額」の誤記なので修正が必要です。タテ型を1人ずつ使う方法もありますが、3人分の面付けとは異なります。
給与明細の書き方
給与明細を作成するときは、最初に勤怠情報を確認し、その後に支給額と控除額を入力していくとスムーズです。
1. 従業員情報を入力する
一般的には、
・会社名
・従業員名
・社員番号
・所属部署
・対象年月
などを入力します。
社員番号や所属部署は必須ではありませんが、従業員数が多い会社では管理しやすくなります。
まず、給与明細の上部などに基本情報を記載します。
2. 支給額を入力する
タイムカードや勤怠管理システムなどを確認し、その月の基本給や各種手当を入力します。
残業代がある場合は、時間数と割増率をもとに計算した金額を記載します。
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3. 控除額を入力する
社会保険料や税金などを入力します。
社宅費や組合費などを控除する場合は、控除できる根拠を確認します。税金・社会保険料等の法令に基づく控除以外は、原則として書面による労使協定など所定の要件が必要です。欄を作っただけで任意に天引きできるわけではありません。参照：厚生労働省・労働条件のルール。
4. 差引支給額を確認する
最後に、
支給総額－控除総額 = 差引支給額を計算し、差引支給額を確認します。
縦型2種とおしゃれ型には合計・差引の式があります。横型・アルバイト型は計算式を設定するか、別途計算した結果を入力します。どの形式でも、勤怠実績・支給額・控除額・振込額を照合してください。見本の保険料や税額を、そのまま現在の従業員へ適用しないでください。
給与明細に関するよくある質問
給与明細書の発行方法や保存方法について、よくある疑問をまとめました。
- Q法定で必要な項目はすべて含まれていますか？
- A
当サイトで提供するテンプレートは、一般的な給与明細書で必要とされる項目を含んでいます。
ただし、業種や地域によっては追加で記載が必要な項目がある場合がありますので、ご自身の状況に合わせて適切に編集してください。
- Qパートやアルバイトと、正社員の給与明細に違いはありますか？
- A
一般的に、パートやアルバイトと正社員の給与明細書には大きな違いはありません。
ただし、パートやアルバイトの場合は、支給欄や控除欄に記載される内容が少なく、シンプルなものになっていることが多いです。
- Q給与明細は毎月渡す必要がありますか？
- A
はい。給与を支払う際には、給与額や源泉徴収税額などを記載した支払明細書を交付する必要があります。
国税庁でも「支払の際に、支払明細書をその支払を受ける人に交付」と案内しています。
参考：国税庁
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/shikata_r03/pdf/00.pdf
- Q給与明細は手書きでも問題ありませんか？
- A
問題ありません。
必要な内容が正しく記載されていれば、必ずExcelや給与計算ソフトを使う必要はありません。
ただし、計算ミスを防ぐためにはExcelや給与計算ソフトを使う方が便利です。
参考：国税庁
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/shikata_r03/pdf/00.pdf
- Q給与明細はPDFやメールで渡してもいいですか？
- A
一定の条件を満たせば可能です。
国税庁では、給与明細について「電磁的方法により提供（電子交付）」できると案内しています。
原則として、事前に従業員の承諾を得る必要があります。
参考：国税庁
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/question.htm
- Q給与明細に勤務時間や残業時間は必要ですか？
- A
すべての給与明細で必須とは限りません。
ただし、時給制や残業代がある場合は、勤務時間や残業時間を記載しておくと給与計算の根拠が分かりやすくなります。
なお、賃金台帳では労働日数や労働時間、時間外労働時間などを記録する必要があります。
- Q給与明細と賃金台帳は同じですか？
- A
違います。
給与明細は従業員へ渡す書類、賃金台帳は会社が作成・保存する帳簿です。
労働基準法では「各事業場ごとに賃金台帳を調製」することが定められています。
参考：厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73022000&dataType=0
まとめ：給与明細テンプレートを活用して作成を効率化
給与明細は、支給額や控除額、差引支給額などを従業員に分かりやすく伝えるための重要な書類です。
作成する際は、対象年月や従業員情報を入力したうえで、基本給や各種手当などの支給項目、社会保険料や税金などの控除項目を順番に記載します。
最後に、「支給総額－控除総額＝差引支給額」となっているか確認しましょう。
毎月同じ形式で作成する場合は、Excelテンプレートを活用すると入力や計算の手間を減らしやすくなります。
このページで紹介している給与明細テンプレートは無料で利用できます。用途に合った形式を選び、毎月の給与明細作成に活用してください。