すぐに使える送付状テンプレート15選(無料・登録不要)

すぐに使える書類送付状(添え状・送り状)のWord(ワード)Excel(エクセル)G docs(ドキュメント)テンプレートです。
「ファイルをダウンロード」をクリックするとダウンロードが開始されます。

すぐに使用する場合は、日付や文言などのサンプル部分を変更してご利用ください。

自社用のひな形として使用する場合は、既存の項目やフォーマットをカスタマイズしてご利用ください。

ファイルを開くソフトウェア(MS Office等)のバージョンの違いやOS(Windows・Mac等)の違いでレイアウトが崩れた場合は、調整してご利用ください。

送付状テンプレート

基本型(対法人・対個人向け)

 書類送付時に使える送付状テンプレート(Word)です。どんな場面でも使える構成・デザインになっています。

法人間で使う場合、「基本型001(対法人向け)」をご利用ください。
法人から個人(フリーランス)の方へ送る場合、「基本形002(対個人向け)」をご利用ください。

その他形式のDL

その他デザイン

専用テンプレート

履歴書送付用

解説

 求職者から企業へ、履歴書を郵送する際に使える送付状テンプレートです。

内定承諾書送付用

解説

 内定者から企業へ、内定承諾書を郵送する際にご利用いただけます。

採用・内定通知書

解説

 採用通知書(内定通知書)を送付する際に添え状として使えるテンプレートです。

送付状について

まとめ
  • 送付状とは、書類郵送時に同封する案内状のこと
  • 概要や同封書類の内容・部数を記載する
  • 送付漏れがあった場合に気づくことができる

送付状とは?

 送付状(添え状・送り状)とは、書類や物品などの郵送時に、同封する「案内状」のことを指します。

 送付状には、書類全体の枚数や、同封書類の内容などを記載し、受け取った側が全体をすぐに把握できるようにします。

「送付状」「送り状」「添え状」「挨拶状」「カバーレター」などの呼び方があります。

送付状の役割・目的

 送付状の添付は、基本的なビジネスマナーとされています。送付状の役割と送付する目的は、以下の2点が挙げられます。

役割・目的
  • 受け取り側の負担を減らす
  • 添付忘れを防ぐ

 送付状に概要を記載することで、何についての書類なのかが一目でわかり、受け取ったときや後々処理するときの負担を減らすことができます。

 また、添付書類の内容と部数を記載することで、送付漏れがあった場合、受け取った側が気づくことができます。

送付状の構成・見本

 送付状は、以下の構成で作成されます。

構成
  1. 宛先&差出人
  2. 挨拶&用件
  3. 同封する書類の内容と部数

 それぞれの配置・書き方は下記見本をご参考ください。

送付状の書き方例・サンプル
送付状の書き方例・サンプル

①送付日

 右上に送付した日付を記載します。ビジネス文章においては、右上に日付を記載するのが通例です。

②宛先

 相手先の会社名、部署名、担当者名を記載します。こちらも、左上に宛先を記載するのが通例です。

宛先の書き方、注意点
  • ①社名、②役職名、③個人名の順番に記載
  • 宛先が会社や団体の場合は「御中」を使用
  • 役職名に様をつけない(✕社長様、✕山田部長様)
  • 各位に様をつけない(✕各位様)

③差出人

 作成者の情報を記載します。社名、会社住所、電話番号(FAX番号)、氏名があれば一般的に問題ありません。送付状には押印不要です。

④件名(題名)

 送付状の件名には、以下を使うのが一般的です。上から順に使用頻度が高い件名です。

  • 書類送付のご案内
  • 書類送付のお知らせ
  • 書類送付状
  • ○○書のご案内(請求書、パンフレットなど)

 また、履歴書を送る際には、下記のような件名を使います。

  • 応募書類の送付について
  • 応募先行書類のご送付の件

⑤挨拶&用件

 挨拶と用件の部分は、大きく分けると下記の構成になっています。

  1. 前文=頭語(拝啓など)、時候の挨拶、祝福・感謝の言葉を記載する
  2. 主文=「さて」「ところで」を用いて本題(用件)に入る
  3. 末文=「とりあえず」「まずは」を用いて内容をまとめ、結語(敬具)で終わる

 初めて送付状を作成する場合、過去に同僚が作成した文章や、ネット上にある文章をコピペして使いましょう。その際、「初春の候」「残暑の候」等の季語が入っているものは避ければ、基本的には問題ありません。

⑥同封内容&部数

 同封したものの内容と、その部数を記載します。一見してわかるように、「・○○○○ ○部」と箇条書きを使います。

⑦記・以上(記書き)

「記」「以上」は、ビジネス文書において箇条書きを用いる時の書き方です。

記=中央に配置。文字の大きさは多少大きくする(Wordの場合1サイズ上)
以上=改行して右端に配置。文字の大きさは多少大きくする

ビズ研
ビズ研

会社によって独自のルールやフォーマットがある場合があります。念の為、送付する前に上司や同僚に確認した方が良いでしょう。

よくある質問

Q
送付状はなぜ必要?
A

送付状の目的は、①送付漏れを防ぐため②受け取り側の負担を減らすため、の2つが挙げられます。詳しくはこちらをご参考ください。

Q
送付状には何を書く?
A

一般的な送付状には、下記項目を記載します。

  • 送付日
  • 宛先・差出人
  • 件名・挨拶・用件
  • 同封内容・部数

詳しくはこちらをご参考ください。

Q
送付状は何枚必要?
A

1回の送付につき1枚の送付状が必要です。1枚以上は不要です。

Q
送付状はどこに入れる
A

送付状は、送付(郵送)する書類の一番上につけます(入れます)。

参考リンク

文化庁 | 国語施策・日本語教育 | 国語施策情報 | 国語シリーズ | No.21 公用文の書き方資料集
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