送付状テンプレート(Word・Excel)登録不要・無料ダウンロード

スポンサードリンク

すぐに使える送付状のテンプレート(Word・Excel形式)を無料・登録不要でダウンロードいただけます。

書き方の解説や記入例、見本も掲載しているので、初めて送付状を作成する方も安心してご活用ください。

30種類のあいさつ文の例や、履歴書送付・内定承諾書・内定通知書用など、様々な用途に合わせたテンプレートも用意しています。

送付状テンプレート

基本型(対法人・対個人向け)

様々なビジネスシーンで使用できる、汎用性の高いシンプルな送付状テンプレートです。日付、宛名、差出人、本文、記書きの基本的な構成要素が含まれており、必要な情報を簡潔に伝えることができます。
法人間で使う場合、「基本型001(法人宛)」をご利用ください。個人、フリーランス、個人事業主の方へ送る場合、「基本形002(個人宛)」をご利用ください。

その他形式のDL

その他デザイン

装飾やデザインの異なるテンプレートを9種ご紹介します。

専用テンプレート

履歴書送付用

解説

求職者から企業へ、履歴書を郵送する際に使える送付状テンプレートです。

内定承諾書送付用

解説

内定者から企業へ、内定承諾書を郵送する際にご利用いただけます。

採用・内定通知書

解説

採用通知書(内定通知書)を送付する際に添え状として使えるテンプレートです。

使い方・記入例

書類送付状は、文書や資料を送信する際の表紙として使用します。これにより、受け取り先に送信内容や送信者の情報を明確に伝えることができます。以下の手順で書類送付状を利用することができます。

テンプレートの使い方

  1. テンプレートのダウンロード
    • 「ファイルをダウンロード」をクリックし、テンプレートをダウンロードしてください。
  2. ファイルを開く
    • ダウンロードしたテンプレートファイルを開きます。編集ソフト(WordやExcelなど)が起動し、テンプレートが表示されます。
      送付状テンプレートをWordで開いた画面
  3. 必要事項を入力
    • 送付日:書類を送る日付
    • 送付者の住所・氏名
    • 受取人の住所・氏名
    • 書類の内容:送る書類の概要や名前
    • 目的:書類を送る理由や背景
    • 備考:その他の情報や連絡事項
  4. レイアウトや書体の調整
    • 必要に応じて、フォントやサイズ、行間などの書式を調整します。
  5. 印刷
    • 入力が完了したら、プリンターで印刷します。
  6. 封筒に同封
    • 印刷した書類送付状を封筒に入れる際、他の書類の上に置くようにします。これにより、受け取った際に最初に目にすることができ、内容をすぐに確認できるようになります。
注意点
  • 書類送付状の内容は、簡潔に分かりやすく記載することが重要です。必要以上に長くすると、相手が一目で内容を理解するのが難しくなります。
  • 個人情報などの重要な情報が含まれる場合は、十分な注意を払って取り扱ってください。
  • 書類が複数ページにわたる場合、送付状を先頭に置き、その後に書類を順番に配置することで、相手が書類を確認する際の手間を減らすことができます。
  1. テンプレートのダウンロード
    • 「ファイルをダウンロード」をクリックし、テンプレートをダウンロードしてください。
  2. 印刷
    • ダウンロードしたテンプレートをそのままプリンターで印刷します。
  3. 手書きでの記入
    • 印刷されたテンプレートに従って、以下の項目をボールペンや筆記具を使って手書きで記入します。
      • 送付日:書類を送る日付
      • 送付者の住所・氏名
      • 受取人の住所・氏名
      • 書類の内容:送る書類の概要や名前
      • 目的:書類を送る理由や背景
      • 備考:その他の情報や連絡事項
  4. 封筒に同封
    • 手書きで記入が終わった書類送付状を封筒に入れます。他の書類の上に置くことで、受け取った際に最初に目にすることができ、内容をすぐに確認できるようにします。

※クリックで開閉します。

記入例・見本

各項目の記入例を通じてその方法を解説していきます。

解説のために記入例と番号が振ってある、送付状の書き方例・サンプル
送付状の書き方例・サンプル(画像クリックで拡大)

①送付日

右上に送付した日付を記載します。ビジネス文章においては、右上に日付を記載するのが通例です。

※西暦(2023年)、和暦(令和〇年)のどちらを使用しても問題ありませんが、文書全体で統一するようにしてください。

②宛先

相手先の会社名、部署名、担当者名を記載します。左上に宛先を記載するのが通例です。

宛先の書き方、注意点
  • ①社名、②役職名、③個人名の順番に記載
  • 宛先が会社や団体の場合は「御中」を使用
  • 役職名に様をつけない(✕社長様、✕山田部長様)
  • 各位に様をつけない(✕各位様)

③差出人

作成者の情報を記載します。社名、会社住所、電話番号(FAX番号)、氏名があれば一般的に問題ありません。送付状には押印不要です。

④件名(題名)

送付状の件名には、以下を使うのが一般的です。上から順に使用頻度が高い件名です。

  • 書類送付のご案内
  • 書類送付のお知らせ
  • 書類送付状
  • ○○書のご案内(請求書、パンフレットなど)

また、履歴書を送る際には、下記のような件名を使います。

  • 応募書類の送付について
  • 応募先行書類のご送付の件

④件名 書類送付のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます。
早速ではございますが、下記の通り書類を送付させていただきますので、よろしくお願い申し上げます。⑤挨拶&要件

⑤挨拶&用件

挨拶と用件の部分は、大きく分けると下記の構成になっています。

  1. 前文=頭語(拝啓など)、時候の挨拶、祝福・感謝の言葉を記載する
  2. 主文=「さて」「ところで」を用いて本題(用件)に入る
  3. 末文=「とりあえず」「まずは」を用いて内容をまとめ、結語(敬具)で終わる

初めて送付状を作成する場合、過去に同僚が作成した文章や、ネット上にある文章をコピペして使いましょう。その際、「初春の候」「残暑の候」等の季語が入っているものは避ければ、基本的には問題ありません。

以下、コピペで使えるあいさつ文と本文の例を、目的別、相手先別でご紹介します。

資料送付時のあいさつ、本文の例

  • 平素より大変お世話になっております。先日お問い合わせいただきました資料を送付させていただきます。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
  • お世話になります。先日のミーティングでお約束した資料を同封いたしました。ご確認いただき、ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
  • いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。 ご要望いただいておりました資料を送付いたします。お忙しい中恐縮ですが、ご一読いただければ幸いです。

案内状送付時のあいさつ、本文の例

  • 拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。この度、弊社にて新商品発表会を開催する運びとなりました。つきましては、ご多用中とは存じますが、ぜひご来場賜りたくご案内申し上げます。
  • 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。来る○月○日、弊社にてセミナーを開催する運びとなりました。ご多忙の折、恐縮ではございますが、ご出席いただければ幸いです。
  • お世話になります。今月開催予定の展示会のご案内状を同封いたしました。ご多用中とは存じますが、ご都合がよろしければぜひお立ち寄りください。

契約書送付時のあいさつ、本文の例

  • 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。この度の契約に関する書類を送付させていただきます。ご確認の上、ご署名・ご捺印いただき、1部ご返送ください。
  • お世話になります。先日合意いたしました契約書を同封いたしました。ご一読の上、ご署名いただき、弊社宛にご返送ください。
  • 拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。今回の契約に関する書類を送付いたします。ご多忙中恐縮ですが、ご確認の上、ご捺印いただきますようお願い申し上げます。

見積書送付時のあいさつ、本文の例

  • 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。先日ご依頼いただきました見積書を作成いたしましたので、送付させていただきます。ご査収の上、ご検討くださいますようお願いいたします。
  • お世話になります。 先日お問い合わせいただきました件につきまして、見積書を作成いたしました。ご確認いただき、ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
  • いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。ご請求いただいておりました見積書を同封いたします。お忙しい中恐れ入りますが、ご一読いただき、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

請求書送付時のあいさつ、本文の例

  • 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。今月分の請求書を送付させていただきます。ご多忙の折、恐縮ではございますが、お支払い期日までにお振込みくださいますようお願い申し上げます。
  • お世話になります。先月ご利用いただいたサービスの請求書を同封いたしました。ご確認の上、お支払い期限までにお振込みいただきますようお願いいたします。
  • いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。今回のご利用分の請求書を送付いたします。お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただき、お支払い期日までにお振込みくださいますようお願い申し上げます。

取引先宛のあいさつ、本文の例

  • いつも大変お世話になっております。先日ご注文いただきました商品を発送いたしましたので、ご連絡申し上げます。ご査収の上、ご確認くださいますようお願いいたします。
  • 平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。今回、新商品のサンプルを同封させていただきました。ご多忙の折、恐縮ではございますが、ご検討いただければ幸いです。
  • 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先日お打ち合わせいただいた件につきまして、関連資料を送付させていただきます。ご査収の上、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

社内宛のあいさつ、本文の例

  • お疲れ様です。先週の会議で討議された資料を添付いたします。ご確認いただき、修正点等ございましたら、ご連絡ください。
  • お世話になります。来週の営業会議に向けて、関連データを送付いたします。ご多忙の折、恐縮ではございますが、ご一読いただければ幸いです。
  • いつもお世話になっております。今月の経費精算書を添付いたしましたので、ご確認の上、処理をお願いいたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください。

個人宛のあいさつ、本文の例

  • お久しぶりです。先日お話しした資料を送付させていただきます。ご査収の上、ご意見をいただければ幸いです。
  • ご無沙汰しております。このたび、新しい事業のご案内をさせていただきたく、資料を同封いたしました。ご興味がございましたら、ぜひお知らせください。
  • 拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。先日のお話を受けて、関連情報を収集いたしましたので、送付させていただきます。ご査収の上、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

官公庁宛のあいさつ、本文の例

  • 拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。先日ご依頼いただきました書類を送付させていただきます。ご査収の上、ご確認くださいますようお願い申し上げます。
  • 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。このたび、弊社の事業に関する報告書を提出させていただきます。ご多忙の折、恐縮ではございますが、ご一読いただければ幸いです。
  • 拝啓 貴庁ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先日お問い合わせいただきました件につきまして、関連資料を送付させていただきます。ご査収の上、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

海外宛のあいさつ、本文の例

  • I hope this email finds you well. Please find attached the documents you requested during our last meeting. Kindly review them and let me know if you have any questions or concerns.
  • Greetings from [Company Name]. As discussed in our previous correspondence, I am sending you the product samples for your evaluation. Please take your time to review them and provide us with your feedback.
  • I trust you are doing well. Following our recent discussion, I am sending you the proposal for our new project. Please go through it at your convenience and let me know your thoughts. I look forward to your response.

⑥同封内容&部数

同封したものの内容と、その部数を記載します。一見してわかるように、「・○○○○ ○部」と箇条書きを使います。

記書きの書き方を説明・解説している画像

⑦記・以上(記書き)

「記」「以上」は、ビジネス文書において箇条書きを用いる時の書き方です。

記=中央に配置。文字の大きさは多少大きくする(Wordの場合1サイズ上)
以上=改行して右端に配置。文字の大きさは多少大きくする

ビズ研
ビズ研

会社によって独自のルールやフォーマットがある場合があります。念の為、送付する前に上司や同僚に確認した方が良いでしょう。

送付状について

A4サイズの封筒が2つ並んでいる

送付状とは?

送付状とは、物品や書類を送付する際に、その内容や目的を説明するために添付する文書のことです。送り主が受取人に対して、送付物の詳細やその取り扱いについて伝達するための重要な手段となります。

送付状は、ビジネスシーンにおいて頻繁に使用され、取引先とのスムーズなコミュニケーションを図る上で欠かせない存在です。

他にも「送り状」「添え状」「挨拶状」「カバーレター」などの呼び方があります。

送付状を書く目的・役割

送付状を書く主な目的は、以下の通りです。

  1. 送付物の説明 送付状には、送付する物品や書類の内容、数量、品名などを記載します。これにより、受取人は送付物の詳細や添付漏れを把握できます。
    例:「以下のとおり、書類を送付いたしますので、ご確認ください。請求書…1部」
  2. 送付理由の説明 送付物をなぜ送るのかを明確にすることで、受取人は送付物の重要性や緊急性を理解できます。
    例:「先日のお打ち合わせにて議論した新製品の提案書を送付いたします。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」
  3. 送付元の明示 送付状には送付元の情報(会社名、部署名、担当者名など)を記載します。これにより、受取人は送付物の発信元を特定でき、必要に応じて連絡を取ることができます。
    例:「ABC商事株式会社 営業部 鈴木太郎」
  4. 礼儀と丁寧さの表現 送付状を添えることで、受取人に対する礼儀と丁寧さを示すことができます。
    例:「お忙しい中、恐れ入りますが、ご確認いただければ幸いです。」
  5. 追加情報の提供 送付物に関する追加情報や注意点を記載することで、受取人はスムーズに対応できます。
    例:「送付した書類は、5月10日までにご返送いただきますようお願いいたします。」

送付状の基本的な構成要素

送付状には、以下の基本的な構成要素が含まれます。

解説のために記入例と番号が振ってある、送付状の書き方例・サンプル
  1. 日付:送付状を作成した日付を記載
  2. 宛名:受取人の氏名や部署名、会社名などを記載
  3. 差出人:送り主の氏名、部署名、会社名、連絡先などを記載
  4. 件名:「資料送付のご案内」など、件名を記載
  5. 挨拶&要件:あいさつ、送付物を送る目的や用途を簡潔に説明
  6. 送付物の詳細:送付物の内容、数量、型番などを具体的に記載
  7. 記書き:記・以上を記載

以上の構成要素を適切に組み合わせ、簡潔かつ丁寧な文章で送付状を作成することが重要です。送付状は、ビジネスにおける重要なコミュニケーションツールの一つであり、その内容や書き方には十分な注意を払う必要があります。

よくある質問

Q
書類送付状とは何ですか?
A

書類送付状は、ある書類や資料を他の人や組織に送付する際に添付するもので、送付の目的や内容、送付者の情報などを明記した文書です。

Q
書類送付状は絶対に必要?なんのために必要?
A

書類送付状は必ずしも必要ではありませんが、書類の送付目的や内容を明確に伝えるため、また送付の正式性を保つために用いられることが多いです。

送付状を添付する理由は、①送付漏れを防ぐため②受け取り側の負担を減らすため、の2つが挙げられます。詳しくはこちらをご参考ください。

Q
送付状には何を書く?
A

一般的な送付状には、下記項目を記載します。

  • 送付日
  • 宛先・差出人
  • 件名・挨拶・用件
  • 同封内容・部数

詳しくはこちらをご参考ください。

Q
書類送付状に決まった書式・フォーマットはある?
A

よく使われるなひな形やテンプレートは存在しますが、必ずしも決まったフォーマットがあるわけではありません。基本的な構成要素(宛名、差出人、日付、件名、本文、署名)を含めることが一般的です。会社によって書式が異なる場合もありますので、社内のルールに従うことをおすすめします。

Q
送付状の本文はどのくらいの長さが適切ですか?
A

送付状の本文は、簡潔にまとめることが大切です。送付物の詳細や目的を明確に伝えつつ、冗長な表現は避けましょう。状況に応じて適切な長さは異なりますが、3〜5文程度でまとめるのが一般的です。

Q
送付状をメールで送ることは可能ですか?
A

送付状をメールで送ることは可能です。その場合、送付状の内容をメール本文に記載するか、PDFなどの添付ファイルとして送付します。ただし、物品を送付する場合は、実物の送付状を同封することが一般的です。

Q
書類を送る際のマナーや注意点は?
A
  • 書類はきちんと整理・束ねて送ること。
  • 敏感な情報が含まれる場合は適切に封筒を保護する。
  • 送付状は明瞭で読みやすい内容にすること。
  • 受け取り確認の手段を取り入れることも考慮する(例: 返信を求める、宅配便の受領確認サービスを利用するなど)。

関連テンプレート

データ利用規約 

当サイトで配布しているコンテンツのご利用に関して、以下の点にご留意ください。
・テンプレートは、個人・法人・商用・非商用を問わず、無料でご利用いただけます。
・テンプレートは、自由に加工・編集してお使いいただけます。
・テンプレートを、営利目的で複製・転用し、二次配布することを禁止します。

・テンプレートを、ご自身のサイトやSNSで紹介する場合は、出典元とリンクを記載してください。
・コンテンツの利用は、利用者ご自身の責任において行われるものとします。
・コンテンツの利用により発生した、いかなるトラブル・損害について一切責任を負いません。あらかじめご了承ください。