電話や来客の用件を不在の担当者に伝える、伝言メモ・電話メモの無料テンプレートです。
項目や文字サイズを変更するならExcel版、そのまま印刷して手書きするならPDF版を選べます。A4用紙に4枚または3枚を配置したタイプと、1枚用のExcel版を用意しています。
伝言メモ
基本型
1枚ずつ独立した伝言メモです。余白部分を十字に切断し、4等分にして使用することができます。上下左右の余白が気になる方は、下のテンプレートをご利用ください。
基本型（切り離しやすいフォーマット）
カッターやハサミで切り離すのに適した、余白がない伝言メモです。左右の余白を切断→中心線を上下に切断してご利用ください。
シンプル
縦向き3枚
A4用紙に伝言メモを縦に3枚並べたテンプレートです。メモの間の余白を横方向に2か所切ると、3枚に分けて使えます。横幅を確保したい場合や、用件を文章で書きたい場合に選んでください。
枚数の選び方と印刷のコツ
受付や電話応対でまとめて備えるならA4・4枚タイプ、用件を書く横幅がほしい場合は縦向き3枚タイプ、必要な分だけ調整して使いたい場合はシンプルな1枚用Excel版が便利です。Excel版で部署名や担当者名を入れておくと、手書きの手間を減らせます。
印刷前に用紙サイズをA4にし、プレビューで枠線や文字が欠けていないか確認してください。Excelで項目を追加した場合は印刷範囲も見直します。まず1枚試し刷りし、メモごとの境目に沿って切り離してください。
折り返し依頼の記入例
「10月1日 10:30、営業部の田中さん宛。取引先A社の佐藤様より、見積書の数量変更についてお電話がありました。本日15:00までの折り返しを希望されています。連絡先は電話で確認済みの番号を記入。受付：鈴木。」これは架空の例です。実際の氏名・用件・期限に置き換えてください。
折り返しが必要か、相手から再度連絡するのかを区別し、電話番号や日時は復唱して確認します。急ぎの用件はメモを置くだけでなく、社内の連絡方法に沿って担当者へ知らせましょう。
伝言メモの記入例・書き方
伝言メモは、不在時に来客や電話での連絡事項を正確に伝えるために重要です。以下は、効果的な伝言メモの書き方と記入例です。
- 基本情報を記入
- 伝言の宛先（不在の人の名前）
- 伝言を受けた人の名前（記入者）
- 伝言を受けた日付と時刻
- 連絡先の詳細を記録
- 来客者や電話をかけてきた人の名前
- 会社名や所属部署
- 連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
- 用件を明確に記述
- 用件の概要を簡潔に記入
- 具体的な内容、日時、場所などの詳細を含める
- 伝言の緊急度を明示
- 緊急の場合は、その旨を明記
- 回答や対応の期限がある場合は、明確に記入
- 読みやすく書く
- 簡潔で明瞭な文章を心がける
- 必要に応じて箇条書きを使用
よくある質問
- Q伝言メモはどのようなときに使用するのですか？
- A
伝言メモは、直接会えない人に用件を伝える必要があるときに使用します。例えば、電話に出られなかったときや、不在のときなどに便利です。
- Q伝言メモには何を書けばいいですか？
- A
伝言メモには、以下の内容を書くようにしましょう。
・伝言を受けた日時
・伝言の宛先（相手の名前）
・伝言の内容（用件）
・伝言を受けた人の名前（自分の名前）
・連絡先（必要であれば）
- Q伝言メモを書くときの注意点は何ですか？
- A
伝言メモを書くときは、以下の点に注意しましょう。
・読みやすい字で丁寧に書く
・内容を簡潔にまとめる
・聞き間違いがないように、大事な部分は復唱して確認する
・伝言の内容が正確に伝わるように、具体的に書く
- Q伝言メモはどこで入手できますか？
- A
伝言メモは、文具店やオフィス用品店で購入できます。また、当サイトのように、インターネット上でも無料のテンプレートが提供されています。会社や組織によっては、独自の伝言メモのフォーマットを使用している場合もあります。