不在者に用件を伝えるときに使用する、伝言メモ・電話メモの無料テンプレートです。
使いやすくカスタマイズも簡単な、ExcelとPDF形式でダウンロードできます。
ダウンロード後、A4用紙などに印刷＆カットしてご利用ください。
伝言メモ
基本型
1枚ずつ独立した伝言メモです。余白部分を十字に切断し、4等分にして使用することができます。上下左右の余白が気になる方は、下のテンプレートをご利用ください。
基本型（切り離しやすいフォーマット）
カッターやハサミで切り離すのに適した、余白がない伝言メモです。左右の余白を切断→中心線を上下に切断してご利用ください。
シンプル
縦向き3枚
縦向きに3つ並んだ、伝言メモテンプレートです。従来のボックス型に比べ、ハサミを入れるのが横方向に一回で済む、切り離しが簡単なフォーマットです。
伝言メモの記入例・書き方
伝言メモは、不在時に来客や電話での連絡事項を正確に伝えるために重要です。以下は、効果的な伝言メモの書き方と記入例です。
- 基本情報を記入
- 伝言の宛先（不在の人の名前）
- 伝言を受けた人の名前（記入者）
- 伝言を受けた日付と時刻
- 連絡先の詳細を記録
- 来客者や電話をかけてきた人の名前
- 会社名や所属部署
- 連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
- 用件を明確に記述
- 用件の概要を簡潔に記入
- 具体的な内容、日時、場所などの詳細を含める
- 伝言の緊急度を明示
- 緊急の場合は、その旨を明記
- 回答や対応の期限がある場合は、明確に記入
- 読みやすく書く
- 簡潔で明瞭な文章を心がける
- 必要に応じて箇条書きを使用
よくある質問
- Q伝言メモはどのようなときに使用するのですか？
- A
伝言メモは、直接会えない人に用件を伝える必要があるときに使用します。例えば、電話に出られなかったときや、不在のときなどに便利です。
- Q伝言メモには何を書けばいいですか？
- A
伝言メモには、以下の内容を書くようにしましょう。
・伝言を受けた日時
・伝言の宛先（相手の名前）
・伝言の内容（用件）
・伝言を受けた人の名前（自分の名前）
・連絡先（必要であれば）
- Q伝言メモを書くときの注意点は何ですか？
- A
伝言メモを書くときは、以下の点に注意しましょう。
・読みやすい字で丁寧に書く
・内容を簡潔にまとめる
・聞き間違いがないように、大事な部分は復唱して確認する
・伝言の内容が正確に伝わるように、具体的に書く
- Q伝言メモはどこで入手できますか？
- A
伝言メモは、文具店やオフィス用品店で購入できます。また、当サイトのように、インターネット上でも無料のテンプレートが提供されています。会社や組織によっては、独自の伝言メモのフォーマットを使用している場合もあります。
