伝言メモ・電話メモのテンプレート(Excel・PDF)

伝言メモテンプレートの一覧

不在者に用件を伝えるときに使用する、伝言メモ・電話メモの無料テンプレートです。
使いやすくカスタマイズも簡単な、ExcelとPDF形式でダウンロードできます。
ダウンロード後、A4用紙などに印刷&カットしてご利用ください。

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伝言メモ

基本型

1枚ずつ独立した伝言メモです。余白部分を十字に切断し、4等分にして使用することができます。上下左右の余白が気になる方は、下のテンプレートをご利用ください。

PDF版

基本型(切り離しやすいフォーマット)

カッターやハサミで切り離すのに適した、余白がない伝言メモです。左右の余白を切断→中心線を上下に切断してご利用ください。

PDF版

シンプル

PDF版

縦向き3枚

縦向きに3つ並んだ、伝言メモテンプレートです。従来のボックス型に比べ、ハサミを入れるのが横方向に一回で済む、切り離しが簡単なフォーマットです。

PDF版

伝言メモの記入例・書き方

伝言メモは、不在時に来客や電話での連絡事項を正確に伝えるために重要です。以下は、効果的な伝言メモの書き方と記入例です。

伝言メモの書き方の見本・サンプル
  1. 基本情報を記入
    • 伝言の宛先(不在の人の名前)
    • 伝言を受けた人の名前(記入者)
    • 伝言を受けた日付と時刻
  2. 連絡先の詳細を記録
    • 来客者や電話をかけてきた人の名前
    • 会社名や所属部署
    • 連絡先(電話番号、メールアドレスなど)
  3. 用件を明確に記述
    • 用件の概要を簡潔に記入
    • 具体的な内容、日時、場所などの詳細を含める
  4. 伝言の緊急度を明示
    • 緊急の場合は、その旨を明記
    • 回答や対応の期限がある場合は、明確に記入
  5. 読みやすく書く
    • 簡潔で明瞭な文章を心がける
    • 必要に応じて箇条書きを使用

よくある質問

Q
伝言メモはどのようなときに使用するのですか?
A

伝言メモは、直接会えない人に用件を伝える必要があるときに使用します。例えば、電話に出られなかったときや、不在のときなどに便利です。

Q
伝言メモには何を書けばいいですか?
A

伝言メモには、以下の内容を書くようにしましょう。
・伝言を受けた日時
・伝言の宛先(相手の名前)
・伝言の内容(用件)
・伝言を受けた人の名前(自分の名前)
・連絡先(必要であれば)

Q
伝言メモを書くときの注意点は何ですか?
A

伝言メモを書くときは、以下の点に注意しましょう。
・読みやすい字で丁寧に書く
・内容を簡潔にまとめる
聞き間違いがないように、大事な部分は復唱して確認する
・伝言の内容が正確に伝わるように、具体的に書く

Q
伝言メモはどこで入手できますか?
A

伝言メモは、文具店やオフィス用品店で購入できます。また、当サイトのように、インターネット上でも無料のテンプレートが提供されています。会社や組織によっては、独自の伝言メモのフォーマットを使用している場合もあります。