スポンサードリンク

【無料41種】シフト表テンプレート(Excel)|業種別テンプレートあり

テンプレート人事
テンプレートの一覧画像

無料、登録不要でダウンロードできる、Excel形式のシフト表テンプレートです。

シンプルなシフト表から、コンビニ看護向けなど、業種に特化したものまで、さまざまなエクセルテンプレートを公開しています。

使い方の解説や、よくある質問もご用意しているので、そちらもぜひご参考ください。

基本テンプレート

シフト表を作成する上で、必要最低限の項目のみで構成された、基本型のシフト表テンプレートです。
初めてシフト表を作成する方や、印刷して手書きで管理したい方にオススメです。機能付きシフト表へジャンプ

日間シフト表(タイムシフト)

日ごとの人員配置を記入できる、シンプルな「日間」シフト表テンプレート(タイムシフト)です。①従業員の情報と、②出勤時間&退勤時間を記録して使用します。右側のチャート(青色の箇所)は、人員の過不足がわかるように用意されています。

シフト表において従業員の勤務状況を、視覚的に表示する(チャート表示)方法は以下の通りです。

方法①:エクセルの塗りつぶしを使用
  1. シフト表の準備: 従業員の名前と勤務時間を含むシフト表をダウンロードし、エクセルで開きます。
  2. 塗りつぶしの基準設定: どの色をどの勤務状況(例:出勤、休暇、半休など)に割り当てるかを決定します。色の選択は明瞭で、見やすいものにしましょう。
  3. セルの塗りつぶし:
    • 勤務状況に応じてセルを選択します。
    • ホームタブの「塗りつぶしの色」ボタンをクリックし、選択した色を適用します。
方法②:手書きで塗りつぶす
  1. シフト表の準備:従業員の名前と勤務時間を含むシフト表をダウンロードし、印刷します。
  2. 色の塗りつぶし:
    • 従業員の勤務状況に応じて、各マスを塗りつぶします。
    • カラーペンや蛍光ペン、マーカーなどで塗りつぶすと見やすくなります。

週間シフト表

1週間分の勤務スケジュールを管理する「週間」シフト表テンプレートです。構成は日間シフト表とほとんど同じで、①従業員の情報、②出勤時間、③日付を記入して使用します。

月間シフト表

月全体の勤務状況が一目でわかる「月間シフト表テンプレート」です。「日勤」「早番」「遅番」「夜勤」「公休」など、勤務種別を記入して使用します。勤務時間がある程度決まっている職場にオススメです。

機能付きテンプレート(自動入力)

ガントチャート形式

出勤状況のガントチャートが、自動的に表示できる便利なエクセル用のシフト表です。出勤時間、退勤時間、休憩時間を入力すると、自動的に右側のセルに色がつきます。休憩時間もチャートに適用されます。
【自動入力】日別の総勤務時間、勤務状況チャート

入力型シフト表(出退勤時間を入力)

日別に出勤時間と退勤時間を直接入力することできるシフト表です。飲食、小売業などで、人によって勤務時間がバラバラである職場にオススメです。
【自動入力】日ごとの出勤者数、個別の出勤日数

選択型シフト表(パターンから選択)

事前に設定した勤務パターンを選択する形式のシフト表です。勤務時間のパターンがある程度決まっている職場にオススメです。勤務時間を直接入力する方法よりも、素早く簡単にシフト表を作成することができます。

(例1:A=午前勤務、B=午後勤務、C=フルタイム、など)
(例2:早=早番、遅=遅番、夜=夜勤、など)

カレンダー形式

カレンダー形式のシフト表テンプレートです。表形式のシフト表より、直感的にシフト状況がわかりやすいのが特徴です。

従業員向けのシフト表として、廊下や壁に張り出す際によく使われます。

業種別

小売業向け(コンビニ、薬局)

24時間営業に対応した、コンビニや薬局などの小売業で使える、シフト表テンプレートです。右側のチャートの部分に、出勤者の名前を直接記入して使用します。

飲食業向け(レストラン、居酒屋)

キッチンとホールなど、ポジションの管理しやすい飲食業向けのテンプレートです。チャートが自動的に入力されるタイプと、自分で書き込めるタイプの2種類ご用意しています。

医療業種向け(看護、介護)

日勤、夜勤、夜勤明け、休日などを管理しやすい、医療業種向けのテンプレートです。2交代制、3交代制問わずご利用いただけます。「日、夜、明」を直接記入するタイプと、「数字」を記入するタイプの2種類ご用意しています。

その他のデザイン

使い方ガイド&カスタマイズ方法

シフト表のエクセルテンプレートの使い方や、カスタマイズ方法について、初心者から中級者向けに分かりやすく解説します。

テンプレートの使い方

ステップ 1: テンプレートの選択とダウンロード

ファイルをダウンロードする手順を示す図

気に入ったシフト表テンプレートを選び、「ファイルをダウンロード」ボタンをクリックして、テンプレートをお使いのデバイスに保存します。

ステップ 2: テンプレートを開き、日付などの初期設定

シフト表の日付や時間帯、従業員の情報を初期設定を示した図

ダウンロードしたファイルを開き、必要に応じて初期設定(例:①日付の設定、②シフトの時間帯(営業時間)の変更、③従業員の情報を記入)を行います。

ステップ 3: シフトの入力

日間シフト表の記入例
日間シフト表の記入例

日間シフト表(タイムシフト型)の場合、従業員ごとにその日の勤務開始・終了時間と、チャートを記入します。

月間シフト表の記入例
月間シフト表の記入例

月間シフト表の場合、従業員ごとに、その日の「勤務パターン」を記入します。(例:A、B、C、早、遅、夜など)

ステップ 4: カスタマイズ

エクセルの機能を使って、テンプレートの見た目を変更することができます(例:フォントサイズの変更、色の調整、関数の追加など)。

ステップ 5: 保存と共有

編集が完了したら、ファイルを保存してください。
その後、メニューの「ファイル」>「印刷」から印刷し、事務所などに張り出してご利用ください。

よくある質問

シフト表に関する質問
Q
シフト表とは?
A

シフト表は、従業員の勤務スケジュールを管理するためのツールです。これは特に、時間によって異なるスタッフの必要性があるビジネス(例えば、小売店、レストラン、病院など)で重要です。シフト表は、どの従業員がいつ働くか、そしてどの時間帯にどのポジションで働くかを示します。

管理者の視点から見ると、シフト表は以下のような利点があります:

  1. 効率的な人員配置:シフト表を使用することで、ピークタイムやオフピークタイムに合わせて適切な数のスタッフを配置できます。
  2. 公平な勤務割り当て:従業員に均等な勤務時間やシフトを割り当てることができ、不平等感を減らすことができます。
  3. 明確なコミュニケーション:シフト表を通じて、従業員は自分の勤務時間を明確に把握できます。これにより、誤解やコミュニケーションの不足を防ぐことができます。
  4. 柔軟なスケジューリング:状況に応じてシフトを調整することで、急な人員の変更や従業員の休暇要望に対応することが可能です。
  5. 効果的な監視:誰がいつ働いているかを把握することで、業務の進行を効果的に監視し、必要に応じて介入することができます。

シフト表を作成する際には、従業員の能力、役割、個人の希望などを考慮に入れることが重要です。また、法的な労働時間制限や休憩時間の規定も考慮する必要があります。最近では、シフト管理を容易にするための様々なソフトウェアツールが利用可能です。

Q
シフトの作成方法は?
A

シフト表を作るときには、以下のステップで行うと良いでしょう。

  1. ニーズの確認: まず、どのようなシフトが必要かを確認します。これには、営業時間、スタッフの人数、各スタッフの役割や特技、そして休日の希望などを考慮する必要があります。
  2. テンプレートの選択または作成: シフト表を作るためのテンプレートを選ぶか、自分で作成します。ExcelやGoogleスプレッドシートが便利です。テンプレートには、日付、曜日、時間帯、スタッフの名前などが含まれるべきです。
  3. スタッフの可用性の確認: スタッフ一人ひとりの可用性(いつ働けるか、働けないか)を確認します。これは、フェアで効率的なシフトを作る上で非常に重要です。
  4. シフトの割り当て: スタッフの可用性とニーズに基づいて、各スタッフにシフトを割り当てます。公平性を保ちつつ、業務の必要性を満たすように配慮が必要です。
  5. レビューと調整: 作成したシフト表をレビューして、必要に応じて調整します。スタッフからのフィードバックも大切です。
  6. 公開: 最終的なシフト表をスタッフに共有します。デジタルまたは紙の形式で、スタッフ全員がアクセスできる方法で共有することが重要です。
  7. 定期的な見直し: シフト表は定期的に見直し、必要に応じて更新することが大切です。スタッフの状況や業務のニーズが変わることがあるためです。

シフト表の作成は、スタッフの満足度と業務の効率性を高めるために非常に重要なプロセスです。計画的に、そして柔軟に対応することが求められます。

Q
どのようなツールを使用してシフト表を作成すれば良いですか?
A

シフト表の作成には、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算ソフトが一般的です。

また、自動的にシフトを生成し、従業員の希望や利用可能時間を考慮できる専用のシフト管理ソフトウェアもあり、効率的なシフト計画に役立ちます。

Q
エクセル以外で、シフト表を作できるツールやアプリはありますか?
A

はい。以下にシフト表作成ツールやアプリを紹介します:

  1. Sync Up(シンクアップ)
    • 形態: Webツール・アプリ
    • 特徴: 操作がしやすく、売上や店舗分析機能も充実。労務アラートや人件費率計算機能もあり。
    • 対象: 飲食業や小売業などサービス業に適しています。
  2. Airシフト
    • 形態: アプリ
    • 特徴: スタッフからのシフト申請を自動でシフト表に反映。チャット機能を通じてシフト調整も可能。
    • 対象: 単店舗運営の事業者向けです。
  3. らくしふ
    • 形態: アプリ
    • 特徴: LINEやLINE WORKSと連携可能。シフト提出や確認が簡単。複数店舗運営のシフト調整機能もあります。
    • 対象: 複数店舗運営事業者やLINEを活用したい方に適しています。
  4. はたLuck®️
    • 形態: Webツール・アプリ
    • 特徴: 労働基準法遵守の労務管理、スタッフの希望を考慮したシフト作成が可能。
    • 対象: 法律や勤務条件に違反しないシフト管理を重視する店長やシフト管理者向けです。

これらのツールやアプリは、シフトの申請、作成、調整、共有といった基本的な機能を備えています。選択の際は、業種や運用スタイル、スタッフのニーズなどを考慮して適切なツールを選ぶことが重要です。

Q
従業員の希望や利用可能時間をどのように管理すればよいですか?
A

従業員からの希望や利用可能時間は、アンケートや直接の面談を通じて収集することが一般的です。また、専用のシフト管理ソフトウェアを使用すれば、従業員が自分の希望や利用可能時間を直接入力し、管理者がこれを参照してシフトを作成することができます。

Q
シフト表の公平性を保つためにはどうすればいいですか?
A

公平性を保つためには、全従業員の利用可能時間と希望を均等に考慮し、勤務時間や休日の割り当てに偏りがないように注意する必要があります。また、繁忙期や閑散期における勤務割り当ても平等に行い、長期的にバランスを取ることが重要です。

当サイトのテンプレートに関する質問
Q
テンプレートはどのようにしてダウンロードしますか?
A

ダウンロードしたいテンプレートの「ファイルをダウンロード」ボタンをクリックしてください。自動的にダウンロードが開始されます。

Q
テンプレートは無料でダウンロード、利用できますか?
A

はい、当サイトで提供している全てのシフト表テンプレートは無料でダウンロードできます。ダウンロードに際して登録や料金は必要ありません。

Q
エクセルがインストールされていない場合、テンプレートは使用できますか?
A

エクセルがインストールされていない場合でも、無料のGoogleスプレッドシートなどの互換性のあるソフトウェアでテンプレートを開き、編集することができます。

Q
テンプレートは商用で使用しても良いですか?
A

はい、当サイトのテンプレートは個人利用に限らず、商用目的でも無料でご利用いただけます。ただし、テンプレート自体の再販売はご遠慮ください。

Q
ダウンロードしたテンプレートに問題がある場合、どうすれば良いですか?
A

テンプレートに不具合や誤りがある場合、お手数ですが、当サイトのお問い合わせから、エラーや問題を報告してください。可能な限り迅速に対応いたします。

参考サイト

エクセルでシフト表をカスタマイズする際に参考になるウェブページを5つご紹介します。それぞれのページの概要と、そのページが役立つ理由を紹介します。

  1. シフト表テンプレートの使い方とカスタマイズに役立つExcel関数|TRYETING
    • ここでは、シフト表テンプレートのカスタマイズに役立つExcel関数が紹介されています。特にWEEKDAY関数、SUM関数、SUMIF関数、COUNTIFS関数などがシフト調整に有用です。また、Excelでシフト表を作成する際の注意点についても説明されており、実用的です。
  2. エクセルを使ったシフト表の作り方!無料テンプレートも併せてご紹介|SmartDocument
    • こちらのサイトでは、15分単位の勤務時間を入力できる週間シフト表や、カレンダー形式の月間シフト表など、さまざまな無料テンプレートが紹介されています。テンプレートの種類が多岐にわたるので、職場のニーズに合わせて選べるのが魅力です。
  3. エクセルでシフト管理!シフト表の作り方や便利な関数も紹介|ITトレンド
    • 月間シフト表の作り方と、作成時のコツが掲載されています。DATE関数やWEEKDAY関数を使った日付や曜日の入力方法、COUNTA関数を使った出勤日数のカウント方法など、実用的な情報が豊富です。
  4. Excelでのシフト作成を自動化する方法は?役立つ関数と作成方法|TRYETING
    • こちらでは、出勤日数の自動計算方法やシフトごとの人数出力方法、過不足数の計算方法などが詳しく説明されています。これらの関数を使えば、より効率的にシフト管理を行うことができます。
  5. エクセルでシフト表を作成するポイントと注意点。効率的な作成方法とは?|店長ラボ.
    • こちらでは、出勤日数の自動計算方法やシフトごとの人数出力方法、過不足数の計算方法などが詳しく説明されています。これらの関数を使えば、より効率的にシフト管理を行うことができます。