退職願・退職届の書き方ガイド
「退職したいけど、どう伝えればいいのかわからない…」
「退職届と退職願って何が違うの？」
「失礼のない書き方ってどれが正解？」
そんな不安や疑問を抱えながら、このページにたどり着いた方も多いのではないでしょうか。
本記事では、退職の意思を伝える際に必要となる「退職届」「退職願」の違いから、作成手順、正しい書き方、実際に使えるテンプレート、よくある質問への答えまでを、初心者でもわかるよう丁寧に解説しています。
退職願・退職届の構成
退職文書を書くうえでまず大切なのは、どのような構成で書かれているかを理解することです。
縦書き・横書きの違いはありますが、記載する内容はほぼ共通しています。見た目や配置が異なるだけで、基本要素を押さえればどちらでも正しく書くことができます。
| 項目 | 縦書き形式の特徴 | 横書き形式の特徴 |
|---|---|---|
| タイトル/表題 | 文書の右側中央やや上に大きく縦書きで記載 | 文書の中央上部に横書きで記載 |
| 提出日 | 本文の後に「令和〇年〇月〇日」と記載 | 表題のすぐ下右側に「2025年9月1日」と記載 |
| 本文 | 「私儀」から始まり、退職理由と退職日を縦書きで簡潔に記述 | 「私儀」から始まり、退職理由と退職日を横書きで記述 |
| 宛名（提出先） | 一番最後に会社名と代表者名を縦書きで記載、「殿」まで忘れずに | 提出日の下に、左寄せで会社名・代表名＋殿を記載 |
| 所属・氏名・捺印 | 提出日の後に下寄せで所属・氏名・印鑑を縦に並べて記載 | 宛名の下に、右寄せで所属・氏名・印鑑を記載 |
| 私儀の位置 | 本文の右下、表題の後 | 本文の冒頭で右寄せで記載 |
| 見た目の印象 | 伝統的・正式・やや厳格な印象 | 現代的・簡潔・事務的な印象 |
退職の流れ・提出方法
退職届や退職願は、ただ書いて提出すればよいというものではありません。提出のタイミングや順序を誤ると、社内トラブルの原因になることも。以下のステップに沿って、円満退職を目指しましょう。
ステップ1：退職の意思を明確に伝える
退職日を相談して決めたい場合は、直属の上司に面談を依頼します。退職の意思が確定している場合は「退職を検討しています」だけで終えず、意思と希望日を明確に伝え、記録を残してください。ハラスメントや受取拒否などがある場合は、人事・別の責任者や労働相談窓口へ相談します。
ステップ2：引き止めや条件の調整を受ける
引継ぎや最終出勤日、有給休暇など調整が必要な事項を確認します。退職の意思が変わらない場合は明確に伝え、応じられる日程と難しい事情を分けて説明してください。無理にその場で条件変更へ同意する必要はありません。
ステップ3：契約区分と意思に合う文書を作成する
会社と合意して退職する場合は、日程と条件を確認して書面を作成します。無期労働契約の辞職は会社の承認が常に必要な手続ではありません。契約期間の有無、就業規則、伝えたい意思を確認して、適切な文面を選んでください。
ステップ4：印刷・署名して提出する
会社指定の用紙や提出方法があれば確認します。指定がなければ、読みやすい白紙に氏名・所属・退職日・提出日を記載します。署名・押印の扱いは提出先の手続に合わせ、控えを保存してください。手渡しのほか、郵送や電子提出を使う場合は、会社への到達を確認できる方法を選びます。
書き方・作成手順（実践編）
退職届・退職願の作成は、一から文章を考える必要はありません。テンプレートを活用すれば、書き間違いや失礼のない文章を簡単に用意できます。ここではテンプレートを使った具体的な書き方の流れを、ステップ形式で解説します。
①テンプレートをダウンロードする
まずは文書のフォーマットを用意します。Wordをお持ちの方は、以下よりWordテンプレートをダウンロードしてください。
縦書きは格式高く見えますが、横書きでもビジネスマナー上まったく問題ありません。ご自身の作業環境（印刷設定やレイアウトの見やすさ）に合わせて選んでください。横書きのフォーマットはこちら >>退職届・願テンプレート集
Wordをお持ちでない方や、スマホで作成したい方は、>>ブラウザ文書作成ツール（無料・登録不要）をご利用ください。
②必要項目を自分の情報に置き換える
テンプレートの【】や〇〇の部分を、自分の内容に差し替えます。差し替える項目は以下の通りです。
- 提出日（原則、実際に提出する日付）
- 退職予定日
- 自分の氏名（フルネーム）
- 会社名（正式名称）
- 代表者の役職・氏名（フルネーム＋「殿」）
③内容を見直す
④印刷して署名、封筒に入れる
印刷する場合は、見本の氏名・所属・会社名・代表者名・日付が残っていないか確認します。署名・押印の指定を確認し、文面が透けにくい封筒に入れてください。封筒や印鑑の形式だけで退職の効力が決まるわけではありません。
⑤上司へ提出
提出は可能な限り直属の上司に直接手渡ししましょう。もし在宅勤務などで物理的に難しい場合は、事前に了承を得たうえでPDFでの提出や郵送でもOKです。いずれの場合も「報告・連絡・相談」を大切に、誠意をもって伝えることが重要です。
＼動画でも作成手順を解説しています👇／
Wordテンプレート
すぐに使える縦書きの退職届・退職願テンプレート（Word形式）を無料でダウンロードできます。見本の氏名・会社名・日付をすべて差し替え、契約区分と退職の意思に合う文面か確認してから使用してください。
横書きのテンプレートをご希望の方は、こちらのページをご覧ください。>>退職届・願テンプレート集
ブラウザで作成できる、>>退職願・退職届作成ブラウザツールはこちら。
記入例
実際にどのように記載すればよいのか迷ったときは、記入済みの見本を見るのが一番わかりやすい方法です。ここでは、縦書き・横書きそれぞれの「退職願」「退職届」の記入例を画像付きで紹介します。
縦書き
この記入例では、左が退職願、右が退職届の記入例です。
- 退職願は「お願い申し上げます」と表現し、退職の意思を伝える“願い”の形です。
- 退職届は「退職いたします」となっており、退職の意思を明確に通知する文面です。会社の承認後にしか使えないわけではありません。
縦書きの場合は、日本のビジネス文書としてより形式的で丁寧な印象を与えることができます。印鑑の位置や会社宛の配置、日付の記載位置なども含めて参考になります。
横書き
こちらは、左が退職願、右が退職届の横書き記入例です。
- 縦書きと同様に、文末の表現が異なることに注目しましょう。
- 「お願い申し上げます」と「いたします」で申込み・通知の表現は異なりますが、法的な扱いは本文全体と提出の経緯も踏まえて判断されます。
横書きはパソコンでの作成・印刷に向いており、ビジネスマナー上もまったく問題ありません。社内での提出が多い場合や、レイアウトを整えやすいという点で横書き形式を選ぶ方も増えています。
よくある質問（FAQ）
Q. 「退職届」と「退職願」はどう違うのですか？
一般には退職願は合意退職の申込み、退職届は退職意思の通知として使われます。ただし、法的な扱いは表題だけでなく、本文と提出の経緯から判断されます。
- 退職願は「退職したい」というお願いの文書。提出後でも話し合いや状況によっては撤回できることがあります。
- 辞職としての意思表示は、会社に到達した後は原則として一方的に撤回できません。合意退職の申込みは承諾前なら撤回できる場合がありますが、受領者の権限や事情によって判断が異なります。
合意退職の手続の一例として、
- まずは「退職願」で意思を示し、
- 会社と日程などの調整を終えたあとに「退職届」を提出する
という手順を取る場合があります。両書類の提出が一律に必要なわけではありません。会社の指定も確認し、伝えたい意思に合わせて選びます。
Q. 理由は「一身上の都合」でいいの？
→ はい、問題ありません。個人的な事情で退職する場合は「一身上の都合により」とするのが通例で、詳しい理由を書く必要はありません。あえて詳細を書くと、不必要な詮索や社内の混乱を招くことがあります。理由別の書き方や相談方法は、こちらの記事をご参考ください。
Q. 書き損じた場合はどうする？
→ 二重線や修正液の使用は避け、新しい用紙で書き直すのがマナーです。手書きで作成する場合は、下書きをしてから清書すると安心です。
Q. 提出後の撤回はできますか？
撤回できるかは、合意退職の申込みか辞職の通知か、会社への到達・承諾の状況などによります。「願なら撤回可、届なら不可」と名称だけで判断せず、撤回したい場合は速やかに人事や労働相談窓口へ相談してください。参考：厚生労働省の退職解説。
Q. 上司が受け取ってくれなかったら？
上司が受け取らない場合は、人事など適切な窓口に、退職の意思と日付を記録に残して伝えます。内容証明は送った文書の内容を証明するもので、配達の事実の証明は配達証明を併用します。受取拒否等で到達が争われる場合は、労働相談窓口や弁護士へ相談してください。参考：日本郵便の内容証明案内。
Q. 提出のタイミングはいつが良い？
無期労働契約の辞職は、原則として会社への申入れから2週間で契約が終了します。有期契約の途中退職は同じ扱いではなく、合意、やむを得ない事由、一定の長期契約で1年経過後の特例などを確認します。就業規則と引継ぎも早めに確認してください。参考：厚生労働省。
ここまでの要点は、退職の意思・日付を明確にし、契約期間と提出先の手続を確認したうえで、控えと提出の記録を残すことです。
まとめ
退職は人生の中でも大きな転機のひとつですが、きちんとした手順と文書で対応すれば、会社との関係を良好に保ったまま、新しい一歩を踏み出すことができます。
このガイドで紹介したように、
- 「退職願」と「退職届」の違いを理解し、
- 正しいタイミングで、
- マナーに沿った書き方で作成する
ことが、円満退社への第一歩です。
テンプレートを使えば、文章作成のハードルもぐっと下がります。迷ったときは、「一身上の都合により、〇月〇日をもって退職いたします（願います）」という基本の形を思い出しましょう。
退職は、次のステージへのスタートでもあります。最後まで誠実に対応することで、気持ちよく区切りをつけられるはずです。
あなたの門出が実りあるものになりますよう、心から応援しています。