送付状の書き方完全ガイド｜テンプレート付き

送付状とは

送付状（添え状）は、見積書や請求書、契約書などの書類を郵送・手渡し・FAX・メール添付で送る際に、 「誰が」「誰に」「何を」「なぜ」送ったのか を簡潔に伝えるビジネス文書です。

受取側が書類を正しく受領し、内容を迅速に把握できるようにする役割があります。

1. 送付日（和暦または西暦で統一）
2. 宛名（会社名・部署名・担当者名＋敬称）
3. 差出人情報（会社名・住所・担当者名・電話番号・E-mail など）
4. 表題（件名） 例：「書類送付の件」

5. 本文
   • 頭語（拝啓等）
   • 時候の挨拶＋日頃の御礼
   • 送付理由・同封内容の説明
   • 結語（敬具等）
6. 記書き（「記」「以上」の形式で同封物リストを箇条書き）
7. 添付書類の数量・名称

手順1：ファイルの準備

1-A　Word/Excelなどで1から作成する場合

1. Word/Excelを起動し、A4縦の白紙文書を開く
2. 余白を上下左右20mm前後に設定
3. フォントを明朝系（10.5〜11pt）に変更
4. 文書全体のスタイル（段落間隔・行間1.2など）を整える

1-B　テンプレートをダウンロードして使う場合

1. 「送付状 テンプレート 無料」などで検索し、信頼できるサイトからWord／Excel／PDFを取得
2. ダウンロードしたファイルを開き、自社情報が入っていないか確認して削除
3. フォントや余白が自社書式に合わない場合は調整
4. テンプレートの入力例を参考に、不要な文言やデザイン要素を削除して簡潔にする

手順2：ヘッダー情報を入力

右上に送付日（西暦か和暦で統一）を入力し、左側に宛名（会社名・部署名・担当者名＋敬称）を配置。差出人情報（会社名・住所・電話・担当者名・メール）を宛名より下にまとめる。

手順3：件名を中央揃えで記載

例：「書類送付の件」「契約書ご送付のご案内」など。フォントサイズは本文より1〜2pt大きく、太字にすると見やすい。

手順4：本文を書く

• 頭語（拝啓など）
• 時候の挨拶と日頃の御礼
• 送付理由と同封物の簡潔な説明
• 結語（敬具など）
  改行位置は読みやすさを重視し、25~30字以内で折り返すのが目安。

「記」と「以上」で挟み、数量・書類名を箇条書き。例：

                記
　１．請求書（6月分）…………１通
　２．納品書 ……………………１通
                             以上