すぐに使える退職証明書のテンプレート集です。使いやすいシンプルなテンプレートや、複数枚がセットになったものなど、さまざまなテンプレートをご用意しています。
そのまま印刷して手書きする場合は、PDF形式でご利用ください。デザインやロゴなどのカスタマイズをする方は、Word・Excel・Google Docs・スプレッドシート形式でダウンロード・編集してください。
退職証明書テンプレート
基本型
一般的な退職証明書のテンプレートです。どんな業種・シーンでも使えるシンプルなフォーマットです。
- 退職証明書001 PDF版 Excel版 Google Docs版（ドキュメント）
- 退職証明書002 PDF版 Excel版 Google Docs版（ドキュメント）
※Google Apps（Google Docs・Spread Sheets）の利用には、Googleのアカウントが必要です。
政府推奨型
厚生労働省、東京労働局のHPで配布されている「退職証明書」のテンプレートです。「解雇理由証明書」も添付されています。
複数セット
3枚セットになった退職証明書テンプレートです。一度に複数枚の作成が可能です。
その他デザイン
書き方・見本例
書類情報
退職証明書の「発行日」や「書類№」など、書類に関する情報を記入します。
基本情報
退職者の「氏名」「生年月日」「役職・地位」「入社・退社日」など、退職者を特定できる情報を記入します。
退職理由
退職者の「退職理由」を記入します。よく使われる理由をご紹介します。
- 自己都合退職
- 当社の都合
- 定年退職
- 労働契約期間満了による退職
- 移籍出向による退職
- 解雇（別紙事由による）
- その他
会社情報
会社の「所在地」「事業所名」「代表者名」「代表者印（社印）」を記入します。
退職証明書について
退職証明書は、離職票などの公的文書と違い、フォーマットの規定がありません。下記の「使い方まとめ」と「基本項目」を参考に、退職証明書を作成しましょう。
使い方まとめ
| 誰が使う？ | 退職者 ※雇用保険の加入・未加入を問わない |
| 何に使う？ | 退職の事実を証明するために使用 |
| いつどこで必要 | ①退職者が転職する時 ②失業給付や、国民健康保険の手続きの際（離職票があればそちらを使用） |
| 何を記載する？ | 退職者の基本情報、退職年月日、業務内容・役職、退職理由など |
よくある質問
- Q退職証明書には何を書く？
- A
退職証明書には「発行日」「退職者の氏名」「生年月日」「入社日／退職日」「役職／地位」「退職理由」「事業所住所・事業所名・事業主名」を記載します。
- Q退職証明書は必ず発行しなければならない？
- A
退職者から請求された場合には、労働基準法により発行が義務化されています。
（退職時等の証明）
引用元：労働基準法第22条｜e-Gov法令検索
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
- Q退職証明書はいつ発行する？
- A
退職者から退職証明書を請求されたときに発行します。また、退職から2年以内は、請求があった場合に退職証明書を発行する義務があります。
（時効）
引用元：労働基準法第115条｜e-Gov法令検索
この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。
- Q退職証明書と離職票は何が違う？
- A
離職票と退職証明書の違いは、①発行元、②用途、③書式、④法的効力、の点で異なります。
離職票は失業保険を給付するために、統一された書式でハローワークが発行する公文書です。一方で、退職証明書は雇用主が転職先への退職証明や離職票の一時的な代わりとして、それぞれの書式で発行する私文書です。
- Q退職証明書の発行を拒否するとどうなる？
- A
退職証明書の発行を拒否または特別な事由なく遅延した場合、30万円以下の罰金が科されます。
（罰則）
引用元：労働基準法第120条｜e-Gov法令検索
次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一 第十四条、第十五条第一項若しくは第三項、第十八条第七項、第二十二条第一項から第三項まで（…）又は第百六条から第百九条までの規定に違反した者
