退職理由の決め方・相談の流れを完全解説
退職を考えたとき、最初にぶつかるのが「退職理由をどう伝えるか」という悩みです。伝え方ひとつで職場との関係が変わったり、退職手続きがスムーズになったりするため、慎重に言葉を選びたいところです。しかし「どこまで説明すべきか」「本音を言ってもいいのか」など、不安や迷いを感じる人も多いはず。
この記事では、退職理由の選び方や書類への書き方、上司への伝え方まで、具体例を交えてわかりやすく解説します。実際の事情を無理に変えずに伝えるための相談方法や、確認しておきたい手続きを紹介します。
退職理由を決める前に知っておきたい基礎知識
退職理由をどうするか決める前に、まず押さえておくべき基本的なポイントがあります。「何を書けばいいの？」「本音を書いていいの？」と悩む前に、以下の内容を確認しておきましょう。
自己都合の場合は「一身上の都合」と簡潔に書ける
離職票の理由が実際と違う場合は、資料を用意してハローワークに相談できます。例えば退職勧奨を受けたのに自己都合と記載されている場合などは、ハローワークが事実関係を調べて判定します。
退職届や退職願の書面では、理由を細かく書く必要はありません。多くの人が使っているのが、「一身上の都合により退職いたします」という表現です。
これは「個人的な事情で退職します」という意味を含んでおり、健康・家庭・キャリアなど、さまざまな事情をまとめて表す便利な言い回しです。
詳しい理由は口頭で伝えるのが基本
書面は形式的なものなので、具体的な理由を伝える場面は、退職の意思を伝える面談のときになります。その際も、必要最低限の内容を簡潔に説明すればOKです。無理に詳細を話す必要はありません。
円満退職のためには「伝え方」が重要
退職理由に正解はありませんが、「どう伝えるか」で印象は大きく変わります。前向きな言葉や、会社への感謝を添えることで、角が立たずに辞めることができます。
主な退職理由5パターン＆面談時の伝え方
退職理由は、実際の事情に沿って整理します。自己都合退職の書面では「一身上の都合」と簡潔にできますが、退職勧奨・解雇・ハラスメントなどの経緯を、形式のために個人の都合へ置き換えないでください。以下の5例は、該当する事情がある場合の伝え方です。
1. キャリアアップ・新しい挑戦
今の仕事で得た経験をもとに、さらに専門性を高めたい、別の業界にチャレンジしたいという理由です。将来の目標に向けた前向きな決断として、ポジティブに受け取られやすいのが特徴です。
成長意欲が伝わるため、特に若手社員によく見られる理由のひとつです。ただし、企業によっては異動や待遇改善の提案がされることもあります。説得力ある説明を準備しておくことで、スムーズな退職につながります。
書面での退職理由
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたします。
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
面談や口頭での説明例
「将来的にマーケティングの専門性を高めたいと考えており、未経験分野での挑戦を決意しました」
「以前から興味のあった業界に進みたいと考え、退職を決断しました」
退職相談時の伝え方例
お忙しいところありがとうございます。突然で恐縮ですが、本日はご相談がありまして…。
実は、今後のキャリアを改めて考える中で、新しい分野に挑戦したいという思いが強くなりまして。
大変お世話になったにもかかわらず恐縮ですが、退職を考えております。
まだ確定ではありませんが、○月末を目途に調整できればと考えています。
注意点
2. 家庭の事情（介護・育児・家族の支援など）
家庭の支援が必要になり、今の勤務の継続が難しい場合の説明です。事実にない介護や育児を退職理由として作らず、伝える範囲は必要最小限にします。勤務継続を希望する場合は、介護休業など利用できる制度を確認する方法もあります。
家族の診断名や詳しい生活状況まで説明する必要はありません。実際の事情に応じて「家庭の支援が必要で、現在の勤務の継続が難しい」など、仕事との関係を簡潔に伝えます。
書面での退職理由
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたします。
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
面談や口頭での説明例
「家族の介護が必要となり、今後は家庭を優先したいと考えております」
「実家の家業を手伝う必要が生じたため、退職を決めました」
退職相談時の伝え方例
お時間いただきありがとうございます。今日はご相談があって伺いました。
実は、家族の事情でサポートが必要な状況が続いており、今の勤務形態での継続が難しくなってきました。
そのため、大変心苦しいのですが、退職を考えております。
引き継ぎについても責任を持って対応しますので、ご相談させてください。
注意点
3. 健康上の理由（自身の体調不良・通院など）
心身の不調や病気、通院・治療を必要とする状態により、働き続けることが難しいケースです。無理を続けるよりも、一度立ち止まって休養や療養に専念したいという選択は正当な理由として受け入れられます。体調に関わることなので、詳細を伝える必要はありません。
会社の反応は一律ではありません。体調が優れないときは療養と安全を優先し、退職の連絡方法や引継ぎは無理のない範囲で調整します。診断名や家族の病歴などを必要以上に説明する必要はありません。
書面での退職理由
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたします。
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
面談や口頭での説明例
「以前より体調を崩しており、今後は治療に専念したいと考えています」
「医師と相談し、しばらく仕事から離れることが望ましいという判断に至りました」
退職相談時の伝え方例
お時間ありがとうございます。ご相談させていただきたいことがありまして…。
最近体調を崩しており、医師とも相談した結果、一定期間は療養に専念した方がよいという判断に至りました。
大変申し訳ないのですが、退職をお願いしたく思っております。
職場にご迷惑をかけないよう、できる限りの準備をしたいと考えています。
注意点
4. 結婚・配偶者の転勤・引っ越し
結婚やパートナーの転勤、家庭事情による転居など、生活環境の変化によってやむを得ず退職する理由です。性別を問わず、転居後の通勤や勤務の継続が難しい場合に当てはまります。
住居の移動や生活基盤の変更が関わるため、相手に伝わりやすく、納得されやすい傾向があります。遠方への引越しが明確であれば、物理的に通勤が難しいという理由だけでも成立します。プライベートを尊重するスタンスの企業では、深掘りされることも少ないでしょう。
書面での退職理由
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたします。
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
面談や口頭での説明例
「結婚に伴い、○○県へ転居することになったため退職を決めました」
「配偶者の転勤が決まり、遠方への引越しが必要となりました」
退職相談時の伝え方例
お時間いただきありがとうございます。本日は進退についてご相談があります。
実は、結婚を機に○○へ引っ越すことになりまして、現在の通勤が難しい状況になります。
大変お世話になりましたが、やむを得ず退職をお願いしたいと思っています。
お忙しい中恐縮ですが、退職の時期や引き継ぎについてご相談させてください。
注意点
5. 働き方・勤務環境のミスマッチ
業務量や残業、評価制度、人間関係、社風などが自分の価値観と合わないと感じたときの理由です。「やりたいことと違う」「ワークライフバランスが合わない」などの違和感が積み重なり、退職に至るケースが多いです。
業務内容や待遇が合わないと感じる場合は、何が難しいのかを事実に沿って整理します。ハラスメントや労働条件の問題まで自分の気持ちの変化に置き換えず、必要なら記録を残して相談してください。
書面での退職理由
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたします。
一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
面談や口頭での説明例
「働き方を見直したく、今後はより自分に合った環境で挑戦してみたいと考えました」
「業務内容と自分の志向にギャップを感じ、方向性を再考することにしました」
退職相談時の伝え方例
ご多忙のところありがとうございます。本日は今後の働き方についてご相談です。
日々の業務を通じて、自分のやりたい方向性や働き方について改めて考えるようになりました。
その結果、現職とは少し方向性にずれを感じるようになり、退職を検討するに至りました。
ご迷惑をおかけしないよう、可能な限り引き継ぎ等に協力したいと考えています。
注意点
このように、退職理由は「書面ではシンプルに」「口頭では誠意をもって丁寧に」が基本です。それぞれの事情に応じた表現を選び、円満な退職を目指しましょう。文例は実際の事情と自分の意思に合わせて書き換えてください。
退職理由と伝え方が決まったら、実際に退職を伝える流れ
退職理由と話し方の準備ができたら、いよいよ実際に退職を伝える段階に入ります。このフェーズでは、会社のルールや人間関係を意識しながら、円満に話を進めることが大切です。以下は、多くの企業で一般的とされる「退職の伝達から退職届提出まで」の基本的な流れです。
1. 上司に相談のアポイントを取る
まずは直属の上司に、「ご相談したいことがあるのですが、お時間をいただけますか」と声をかけます。口頭でも社内チャットでも構いませんが、他の社員がいないタイミングや場所を選びましょう。
2. 面談で退職の意志を伝える
退職の意思が確定しているなら「○月○日をもって退職する意思が固まっています」と明確に伝えます。まだ検討中なら相談であることを伝え、両者を区別してください。退職の意思表示と日付、伝えた相手を記録に残すと確認しやすくなります。
3. 理由と退職希望時期を伝える
退職理由は、事前に決めたとおり簡潔かつ前向きに説明します。同時に「○月末を目処に退職したいと考えています」と希望時期を提示しましょう。引き継ぎの目処が立っている場合は、それもあわせて伝えるとスムーズです。
4. 退職日・引継ぎなどの調整
上司は会社側として人員調整や業務の影響を考慮する必要があるため、即答されないこともあります。また、人事やさらに上の上司と共有される可能性もありますので、時間的な余裕をもって申し出るようにしましょう。
5. 退職届の提出
契約期間と会社の提出手続を確認し、退職の意思・日付を記載した書面を提出します。無期契約の辞職では、会社の許可を待たなければ通知できないわけではありません。受取拒否等がある場合は、人事や総合労働相談コーナーへ相談してください。
6. 退職日までの引き継ぎ・業務整理
引き継ぎ資料の作成や業務整理を計画的に進め、最後まで責任ある姿勢を見せることが円満退職の鍵です。最終日には関係者へのあいさつや感謝の気持ちを伝え、良い形で職場を後にしましょう。
この流れを意識しておけば、緊張しやすい「退職の伝え方」も落ち着いて対応できます。会社の規模や文化によって若干の違いはありますが、話合いが難しい場合は、一人で抱えず人事や公的な労働相談窓口を利用してください。
その他お役立ち情報
● 退職願・退職届の正しい書き方と記入例を確認したい方へ
書類を作成する前に、どこに何を書くのか、縦書き・横書きの違いは何かをしっかり確認したい方は、こちらの記入例付きガイドをご覧ください。封筒の書き方も別記事にて解説しています。
● Word形式のテンプレートをダウンロードしたい方へ
そのまま使える縦書き・横書きの退職願・退職届テンプレート（Word形式）をご用意しています。文章の修正や印刷も自由に可能です。
● WordがなくてもOK！スマホでも簡単に退職届が作れる無料ツール
「Wordが使えない」「スマホしか持っていない」「アプリを入れたくない」…そんな方でも安心して使える、ブラウザで完結する退職届・退職願の作成ツールをご用意しています。
スマホからでも簡単に入力・編集・PDF化ができ、印刷にもそのまま対応。アカウント登録なども不要で、無料で使えます。
よくある質問（FAQ）
Q1. 退職願と退職届の違いは何ですか？
一般には退職願を合意退職の申込み、退職届を辞職の通知として使いますが、扱いは名称だけでなく本文と経緯から判断されます。合意退職の承諾後や辞職通知の到達後は、一方的な撤回が難しくなるため、提出前に意思を確認してください。参考：厚生労働省の解説。
Q2. 退職理由は詳しく書かないといけませんか？
自己都合退職なら「一身上の都合」と簡潔に書く方法があります。退職勧奨や解雇など、実際の経緯と異なる自己都合の文面は使わず、記録と離職理由を確認してください。私生活や健康情報の説明は必要な範囲にとどめます。
Q3. いつ退職を申し出るのが適切ですか？
無期労働契約の辞職は、原則として申入れから2週間で契約が終了します。就業規則の有無だけでこの原則が変わるわけではありません。有期契約の途中退職は、合意、やむを得ない事由、一定の長期契約で1年経過後の特例などを確認します。引継ぎの調整は早めに行ってください。
Q4. 上司が忙しくてなかなか話せません。どうすればいいですか？
まずは「少しご相談したいことがあります」と事前にアポイントを取りましょう。
口頭でもメール・チャットでも構いません。どうしても難しい場合は、予定が空いている時間帯を見計らって声をかけるか、簡潔な相談希望メッセージを送るのがおすすめです。
Q5. 引き止められたらどうすればいいですか？
退職の意思が固いことを冷静に伝えましょう。
「もう決意は固まっております」「感謝していますが、進路を変えるつもりはありません」など、丁寧かつ断固とした姿勢が大切です。
条件変更などの提案があっても、自分の意志を再確認したうえで対応しましょう。
Q6. 有給休暇はすべて消化できますか？
残っている年休は、退職日までの所定労働日について取得を申し出ます。退職日後へ時季を変更することはできません。残日数・最終出勤日・退職日を分けて確認し、引継ぎを理由に当然に年休が使えなくなると考えず、早めに日程を伝えてください。参考：大阪労働局の年休解説。
Q7. 会社指定のフォーマットがない場合、どの書式で出せばよいですか？
特に指定がない場合は、市販の用紙やテンプレートで問題ありません。
縦書き・横書きのどちらでも構いませんが、企業文化や印象を考慮して選ぶとよいでしょう。
本サイトのテンプレートを活用いただけます。