FAX送付状の書き方完全ガイド｜例文・手書き・御中の正解まで解説

メール全盛の現在でも、取引先の要望や社内慣行でFAXを使う場面は少なくありません。FAX送付状は「誰に」「何を」「何枚」送ったかを明示し、誤送信や確認漏れを防ぐ大切なビジネス文書です。

本ガイドでは、添付の見本画像を参照しながら項目ごとの書き方、手書き時の注意点、「御中／様」の正しい使い分けまでを網羅的に解説します。

FAX送付状の基本構成

FAX送付状の構成と、それぞれの書き方を解説します。

④ あいさつ文（送付趣旨）

季語を用いた時候のあいさつに続き、送付状をお送りする趣旨を簡潔に伝えます。長くなりすぎると肝心の情報が埋もれるため、2～3行で収めるのが理想です。挨拶と本文の例は、少し下の「見本・例文」をご参考ください。

⑤ 記（本文の切り出し）

「記」は本文開始の合図です。頭揃えで中央に配置すると見栄えが整います。

⑥ 送付明細

「・見積書 1枚」のように「項目＋枚数」を縦に並べます。枚数を書くことで受信側が漏れなく確認できます。

⑦ 以上

本文終了の印です。「以上」を書くことで書面の終わりを明示し、改ざんや追記の防止にも役立ちます。

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見本・例文

下記は一般的な取引先へ送る定型的な文例です。コピー＆ペーストしても失礼にならない表現にしています。

本文の例

• ご請求書を送付いたします。ご査収のうえ、期日までにお手続きをお願い申し上げます。
• ご依頼いただきました「見積書」1部をお送りします。内容をご確認のうえ、ご不明点がございましたらお知らせください。
• 先日ご注文いただきました製品の「納品書」1部を送付いたします。到着品と相違がないかご確認くださいますようお願い申し上げます。
• 新サービスの提案資料として「企画提案書」1部（全4ページ）をお送りします。ご検討のほどよろしくお願いいたします。
• ご発注内容をまとめた「注文書」1部をお送りします。ご確認のうえ、署名・押印後ご返送くださいますようお願いいたします。
• 契約更新に伴い「契約書（案）」2部をお送りします。内容をご確認いただき、問題なければご署名・ご捺印のうえ1部ご返送ください。
• プロジェクト進行状況をまとめた「月次報告書」1部を送付いたします。詳細をご確認のうえ、ご意見を賜れれば幸いです。
• ご依頼いただいたデザイン案の修正分として「校正原稿」1部（第3稿）を送付いたします。ご確認のうえ、追加修正点がございましたらご指示ください。

＼季節・時候の挨拶の例文集はこちら／

手書きで作成する場合のポイント

• 宛名や枚数など可変部分のみ手書きにし、固定レイアウトはあらかじめ印刷しておくと効率的
• 黒インクのボールペンまたは万年筆を使用し、サインペンや鉛筆は避ける
• 定規を使って各枠をまっすぐに書くと清潔感が出る
• 数字は算用数字（1,2,3…）に統一し、見やすさを優先する

Wordテンプレート

「御中」と「様」の正しい使い分け

法人／部署宛て　→　御中
個人宛て　　　　→　様
法人名＋個人名　→　様（御中は付けない）

例）
誤：株式会社テスト 御中　山田様
正：株式会社テスト　山田様

ビジネスメールでの「御中」の正しい使い方！間違えやすいポイントも解説

「御中」は、組織・団体宛てのメールや文書などで使用する敬称です。おもにビジネスメールで頻出する敬称であるため、正しい使い方を理解することが大切です。この記事では、御中の意味やメールでの使い方、間違いや

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よくある質問Q&A

Q. 送信枚数に送付状自体を含めるか？
A. ビジネス慣行では「送付状＋添付資料」の総計を記します。例：送信枚数3枚（送付状1枚含む）。

Q. 見本のように枠線や番号は付けたほうが良い？
A. 社内でテンプレート化する場合は視認性向上につながるため推奨です。取引先の書式に合わせる必要がある場合は省略しても問題ありません。

まとめ

FAX送付状はわずか1枚でも、宛先・送信者・送付趣旨・明細という4要素を押さえることで、誤送信防止とビジネスマナーの双方を満たせます。見本を参考に自社テンプレートを整備し、手書き時の基本ルール（黒インク、定規使用、数字統一）を守れば、どのような業種でも通用する丁寧な送付状が作成できます。