出張や備品購入などで、支出前に会社から概算の経費を受け取るための仮払経費申請書です。
支払後に自己負担分を請求する「立替経費精算」と区別し、仮払希望額・受取希望日・業務目的・予定する支出を記入します。
予定する支出の内訳を整理するなら基本型、仮払金を受け取った記録も同じ用紙に残すなら受領書付きが便利です。Excel・Googleスプレッドシートは入力・編集用、PDFは印刷して記入する場合に選んでください。
仮払経費申請書テンプレート
基本型・シンプル
一般的な仮払い経費申請書です。承認欄は必要に応じて削除・追加しご利用ください。
- 所属/氏名
- 書類番号
- 承認欄
- 仮払金
- 仮払希望日
- 目的
- 詳細（予定日、内容、金額）
- 備考
- スプレッドシート（Google Sheet）
※Googleのアカウントが必要です
受領書付き
受領書が付いた仮払経費申請書です。承認欄は必要に応じて削除・追加しご利用ください。
- 申請書
- 所属/氏名
- 書類番号
- 承認欄
- 仮払金
- 仮払希望日
- 目的
- 内容
- 受領書
- 受領日/金額
- 氏名
- スプレッドシート（Google Sheet）
※Googleのアカウントが必要です
その他（2枚セット・文章型）
記入例・書き方
仮払申請書には決まったフォーマットがありません。各社それぞれが用意した独自のフォーマットを使用しています。ここでは、当サイトで配布している受領書付きの記入例をご用意しましたので、作成時にご参考ください。
記入例・見本・項目解説
①基本情報
書類番号、所属・氏名などを記載します。
②仮払金・希望日
仮払い（前払い）を希望する総額・日付を記載します。
③目的
出張や訪問など、業務目的を簡潔に記載します。
例）○○支店へ○○の件で出張
A社へ宿泊を伴う訪問出張
④内容
細かさは会社によりますが、交通費と宿泊費、その他予測される出費を記載します。
例）交通費：○○駅から○○駅 往復○円
宿泊費：○○ホテル 一泊○円
⑤捺印・承認
会社の承認手順に従い、上司など必要な承認者の確認を受けます。押印・署名・電子承認の方法は社内の運用に合わせてください。
※受領書付きの場合
受領書は、実際に仮払金を受け取った後に、受領日・受領額・受領者名を記入します。押印や署名は会社の運用に従ってください。
支出後は領収書などを添えて実費を精算し、仮払額が実費を上回れば差額を返金、不足していれば差額を追加精算します。申請時に精算期限も確認しておくと、未精算を防げます。
不明な項目がある場合は、必ず上司や上長に確認しましょう。また、事前にどこまで詳しく記載するか確認しておくと、スムーズに作成ができるでしょう。
よくある質問
- Q仮払経費申請書とは何ですか？
- A
仮払経費申請書は、業務上必要な経費を事前に会社から受け取るための申請書です。出張旅費、交際費、資材購入費などが対象となります。申請者は、仮払金を受け取った後、実際に使用した経費を精算する必要があります。
- Q仮払経費申請書には、何を書く？
- A
仮払経費申請書には、「申請者情報」「仮払希望額/希望日」「目的・用途」「内容・詳細」を記載します。
- Q仮払経費申請書に添付する必要がある書類は何ですか？
- A
必要書類は会社の規程によって異なります。金額や業務目的の根拠になる資料として、例えば次のものを用意します。
- 出張旅費：出張計画書、見積書（旅行会社等）
- 交際費：催事案内状、参加者リスト
- 資材購入費：見積書、カタログ等
- Q仮払経費申請が却下されるケースはありますか？
- A
以下のようなケースでは、申請が却下される可能性があります。
- 経費の内容が業務に関連しない場合
- 申請金額が予算を超えている場合
- 必要な添付書類が不足している場合
- 申請期限に間に合わなかった場合
- Q仮払経費申請書は、何年間の保管義務がある？
- A
申請書の名称だけで保存期間が一律に決まるわけではありません。法人の取引関係書類として保存する場合は原則7年、一定の欠損金が生じた事業年度などは10年となります。個人事業主は申告方法と書類の種類によって異なります。
申請書・受領記録・精算書・領収書をひも付け、経理部門が定める保存期間と方法に従ってください。参照：国税庁「帳簿書類等の保存期間」（帳簿書類の整理保存等）
引用元：法人税法施行規則第67条第2項｜e-Gov法令検索
普通法人等は、前条第一項に規定する帳簿及び前項各号に掲げる書類を整理し、第五十九条第二項（帳簿書類の整理保存）に規定する起算日から七年間、これを納税地（前項第一号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。