始末書とは？書き方・注意点をわかりやすく解説

顛末書・反省文との違い

文書	目的	重点	提出者
始末書	ミスの報告＋謝罪・再発防止	反省と謝罪	当事者本人
顛末書	事実経過の詳細報告	客観的経緯	当事者または第三者
反省文	自己の行動を振り返る	内省・再起	当事者本人

基本構成と書き方ポイント

例文・記入例

以下は6つの架空の事案を想定した記入例です。日時・金額・原因・影響は実際の記録に置き換え、確認していない責任や損害を認める文章は残さないでください。他部署の協力、研修、システム変更などが必要な対策は、担当者と相談してから記載します。

遅刻・欠勤

遅刻・欠勤の経緯を整理する記入例。交通事情や体調など実際の状況に合わせて書き直す

事案の概要：○月○日、利用路線の運転見合わせにより、始業時刻○時に対して○分遅れて出社しました。○時○分に上司へ連絡し、朝礼で担当予定だった共有事項は○○さんへ引き継ぎました。日時・遅延時間・連絡方法は実際の記録に置き換えてください。

原因：交通機関から案内された遅延理由は○○です。連絡の遅れなど自分の対応に改善すべき点があったかは、当日の記録を確認して記載します。予測できなかった事態を推測だけで自分の過失と断定しません。

影響：顧客への定例報告資料の提出が10分遅延し、先方の会議開始を調整していただく事態となりました。社内では朝礼資料の共有が遅れ、後続タスクに一部遅延を発生させました。

再発防止策：遅延が分かった時点で、到着見込みと業務への影響を指定の連絡先へ報告します。安全に利用できる代替経路を確認し、出社が難しい場合の引継ぎや勤務方法は上司と相談します。

業務上のミス

データ入力・計算間違いなど業務遂行上の誤りを報告するためのテンプレート

事案の概要：売上データ入力作業において、取引先Ａ社とＢ社の金額を取り違え、合計120万円の計上ミスを発生させました。結果として月次の売上速報値が誤って社内共有され、経営層の意思決定に影響を及ぼしました。

原因：類似した案件番号を確認不足のままコピー&ペーストしたこと、ダブルチェックを怠ったことが根本要因です。作業工程の標準化に対する理解が不十分でした。

影響：経営会議用の資料を翌日に再作成する必要が生じ、経理部と関係部署に追加工数が発生しました。また、社外向け速報レポートの訂正連絡を要し、信用低下の恐れが生じました。

再発防止策：入力作業完了後にチェック表を用いて案件番号・金額を２名で確認する体制を構築します。併せて、入力画面にカラーラベルを設定し、類似案件の誤認を防止します。定期的に操作手順を共有し、ヒューマンエラー削減を図ります。

不適切な言動

会議やチャットでの不適切発言・ハラスメントが発生した際の反省用フォーマット。

事案の概要：進捗会議において、自身の担当工程の遅れを指摘された際に感情的となり、同僚の意見を遮る発言をしました。結果として会議の雰囲気を悪化させ、議論を中断させました。

原因：タイトな納期に対する焦りから自己防衛的な態度をとったことが原因です。傾聴姿勢とチームワーク意識が欠如していました。

影響：参加メンバーの士気を下げ、意思決定の遅延を招きました。また、プロジェクトマネージャーがフォローアップのため追加ミーティングを設定する必要が生じました。

再発防止策：アンガーマネジメント研修を受講し、感情を整理する技法を習得します。発言前に深呼吸し、相手の意見を最後まで聞く「一呼吸ルール」を徹底します。会議後の議事録確認で発言内容を振り返り、適切なコミュニケーションを継続的に実践します。

社内ルール違反

就業規則や情報セキュリティ規程など社内ルールを逸脱した場合の報告用

事案の概要：当日のコアタイムは13:00～15:00でしたが、休憩後の私用外出が長引き、13:20に業務へ戻りました。離席時間と連絡状況を記録し、適用される就業規則・勤怠手続きを確認します。

原因：個人的な用件を優先し、社内ルールの重要性を軽視した意識の甘さが原因です。規則の再確認を怠っていました。

影響：午後の定例進捗確認が遅れ、チームメンバーの作業開始が遅延しました。ルールの形骸化を招き、職場規律へ悪影響を与えました。

再発防止策：就業規則を読み直し、遵守事項をチェックリスト化してデスクに掲示します。私用の外出が必要な場合、必ずSlack及び勤怠システムで事前申請を行います。リーダーと週次で勤怠状況を振り返り、ルール順守を習慣化します。

会社備品の破損

社用PCや備品を破損・紛失した際に使用する報告テンプレート

事案の概要：プロジェクターの移動中、電源コードを十分に結束せずに転倒させ、レンズ部分を破損させました。修理費見積額は約５万円です。

原因：時間に追われるあまり、安全手順を省略し、備品の取扱説明に従わなかったことが要因です。備品管理に対する責任感が不足していました。

影響：当日の顧客向けプレゼンを他会議室に移動して対応する必要が生じ、準備時間が短縮されました。部署の経費負担が増加し、社内リソースを一時的に圧迫しました。

再発防止策：備品移動時は２名以上で作業し、コード類は付属バンドで固定します。備品管理マニュアルを再確認し、月次チェックリストに安全手順を明記します。備品取扱いに関する社内研修への参加を必須とし、再発防止に努めます。

始末書（顧客情報紛失）

顧客の個人情報を含む書類やUSBを紛失・漏えいした場合の緊急報告用

事案の概要：営業先移動中に顧客名簿が保存されたUSBメモリを紛失しました。当該メモリには氏名・連絡先を含む100件分の個人情報が暗号化なしで保存されていました。

原因：PCへデータ移行後に速やかに削除せず、USBメモリを鞄の外ポケットに入れるという管理不備が原因です。社内情報セキュリティポリシーに対する認識不足がありました。

影響：情報管理責任者へ報告し、紛失した情報の内容・人数・暗号化状況・第三者による閲覧や不正利用のおそれを確認しています。法令上の報告・本人通知の要否と必要な対応は、責任者が確認します。氏名・連絡先100件という人数だけで報告義務を断定しません。

再発防止策：外部記憶媒体の使用を原則禁止し、やむを得ず使用する場合は社内承認とAES暗号化を必須とします。情報セキュリティ教育を受講し、半年ごとの理解度テストを実施します。物理的な管理として、社給バッグの内ポケットに媒体専用ケースを固定し、紛失防止タグを装着します。

▼その他例文はこちら

よくある失敗例と注意点

個人データの漏えい等では、民間事業者は要配慮個人情報、財産被害のおそれ、不正目的の行為による漏えい等のおそれ、本人1,000人超などの報告対象を確認します。少人数でも対象になる場合があります。事実確認と被害拡大防止を急ぎ、社内報告と法令上の報告・本人通知を区別して判断してください。参考：個人情報保護委員会の対応案内。

虚偽記載：後に発覚すると処分が重くなるため絶対に避ける
原因が不明確：推測を断定せず、確認できた原因と調査中の点を分ける
専門用語の多用：読み手が人事や経営層の場合、平易な言葉で説明する
提出の遅延：まず速やかに事故を報告し、始末書は指定期限を確認する。調査中の内容は断定せず、判明後に追補する

テンプレート・ひな形で簡単作成

以下は汎用のWordテンプレート2種類です。シンプル01は項目ごとの箇条書き、002は枠あり・承認欄付きです。空欄を埋めるだけで十分とは限らないため、提出先が必要とする事実・資料・改善策を確認してください。

テンプレートを使うメリット

• フォーマットに迷わず作成時間を短縮
• 抜け漏れ防止（発生日時・再発防止策欄など）
• 社内共有がしやすい（Word形式ならバージョン管理も容易）

よくある質問（Q&A）

Q. 手書きとパソコン、どちらが良い？
A. 社内規程に指定がない場合はパソコンで作成しても問題ありません。本文は丁寧な表現で整え、署名・押印の要否は提出先の指示を確認してください。

Q. 宛名は誰にすべき？
A. 提出を求めた部署に宛先を確認します。代表取締役・所属長・人事担当など、社内で指定された宛名を記載してください。

Q. 印鑑は必須？
A. 始末書に一律の押印必須ルールがあるわけではありません。社内規程や提出方法の指定を確認し、必要な場合に署名・押印します。

＼その他の質問・疑問があれば／

AIへ質問する際は、氏名・顧客情報・機密・健康情報を入力せず、状況を伏字で要約してください。回答は下書きとして扱い、責任や処分、法令上の義務をAIの回答だけで判断しないでください。

まとめ

始末書は「事実の説明」「謝罪」「再発防止策」という三つの柱で構成されるビジネス文書です。テンプレートを活用しつつ、誠実かつ迅速に作成・提出することで信頼回復への第一歩を踏み出しましょう。