応募者に不採用となったことを伝える、不採用通知書の無料テンプレートです。
使いやすいWord・Googleドキュメント形式でご利用いただけます。必要な項目やサンプル文が揃っているので、簡単に不採用通知書を作成できます。
不採用通知書テンプレート
基本型001
右上に会社情報がある、シンプルな不採用通知書です。採用シーンで最もよく見かける構成・デザインです。困ったらこちらを選んで間違いないでしょう。
- 日付（作成日）
- 宛名
- 会社名/会社住所
- タイトル
- 本文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えることができず誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具
- Googleドキュメント（Google Docs）
※Googleアカウントが必要です
基本型002
右下に会社情報がある、不採用通知書です。基本的には「基本型001」と同じですが、タイトルと本文が若干異なります。
- 日付（作成日）
- 宛名
- タイトル
- 本文
- 会社名/会社住所
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えることができず誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具
書類返却用
書類の返却をしたい時に使える不採用通知書です。書類の下部に、返却する書類の名称と、それぞれの部数（枚数）が記載できるようになっています。
記入例：
同封書類 履歴書 1通
職務経歴書 1通
- 日付（作成日）
- 宛名
- 会社名/会社住所
- タイトル
- 本文
- 記書き
- 同封書類
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご希望に添えることができず誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご提出いただいた書類につきましては、下記のとおりご返却させていただきます。
末筆になりましたが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具
- Googleドキュメント（Google Docs）
※Googleアカウントが必要です
書き方・見本例
①日付
不採用通知書の作成日を記入します。
②宛名
不採用者の氏名を記入します。苗字（山田）と名前（太郎）の間にはスペースを入れます。
③会社情報
会社名と会社住所を記入します。会社によって、「代表者名」＋「社印」を入れる場合もあります。郵便番号は無くても問題ありません。
④タイトル
本文書のタイトル（題名）を記入します。「不採用通知」または「選考結果のお知らせ」などが一般的です。
⑤あいさつ＋本文
あいさつと本文を記入します。内容はテンプレートの文書をそのまま使うか、ネットに公開されているものをコピペして使うのが無難です。「拝啓＋敬具」を忘れないようにしましょう。
よくある質問
- Q不採用はいつまでに伝えるべき？
- A
選考の結果は、面接をした日から1週間以内に伝えましょう。書類選考の場合、締切日や書類到着日より1週間以内に通知しましょう。
- Q不採用はどうやって伝える？
- A
不採用のお知らせは、メールや郵送で対応するのが一般的です。電話での不採用通知は、不要な質問や対応に時間が割かれる可能性があり、担当者の精神的負担にもなりかねません。
- Q応募者から不採用の理由を聞かれました。教える義務はありますか？
- A
不採用の理由や根拠を開示する義務や法律はありません。むしろ、過去の判例で「採用・不採用の理由を開示する必要なし」と裁判所が認めたこともあり、不採用理由を開示する必要はありません。
（慶応病院看護婦不採用事件）
引用元：東京高判昭50.12.22
労使関係が具体的に発生する前の段階においては、人員の採否を決しようとする企業等の側に、極めて広い裁量判断の自由が認められるべきものであるから、企業等が人員の採否を決するについては、それが企業等の経営上必要とされる限り、原則として、広くあらゆる要素を裁量判断の基礎とすることが許され、かつ、これらの諸要素のうちいずれを重視するかについても、原則として各企業等の自由に任されているものと解さざるをえず、しかも、この自由のうちには、採否決定の理由を明示、公開しないことの自由をも含むものと認めねばならない。しかし、会社のイメージを悪くしないために「弊社の求める人物像と合わなかったため」「応募者が多く、やむなく今回の結果になった」など、無難な回答をした方が良いでしょう。
